Uzak bir telesekreter, kullanıcıların cihaza çevirmelerine ve cihaza kaydedilen tüm mesajlara erişmek ve bunları yönetmek için bir dizi şifre kullanmasına izin verecek şekilde yapılandırılmış bir tür telefon cihazıdır. Kullanımı genellikle kolay olan bu tipteki telesekreterler nispeten ucuzdur ve dokunmatik tonların kullanılması, kaydedilen mesajlara erişmek ve bunları yönetmek için kullanılan komut istemleriyle çalışır. Uzak bir telesekreterin kullanılması, çevrimiçi sanal mesaj cevaplama ve telefon şirketleri tarafından sağlanan cevaplama servisleri gibi normal telefon servisleriyle diğer mesajlaşma seçeneklerinin kullanılmasına bir alternatif olarak kabul edilir.
Tipik bir uzaktan telesekreterin yapılandırması, cihazın bir ev telefonuna olduğu gibi bir sabit telefon hattına da bağlanmasını gerektirir. Cihaz, belirli bir zil sesinden sonra gelen bir aramayı cevaplayacak ve arayanın bir bip veya ton sesi duyulduktan sonra mesaj bırakmasını isteyen önceden kaydedilmiş bir selamlama çalacak şekilde ayarlanabilir. Bu mesaj, dijital bir çip veya makinenin içine yerleştirilmiş küçük bir kasete kaydedilir. Evdeyken, kullanıcı dinleme, kaydetme veya silme mesajlarına erişmek için normal telefondaki tuş takımını kullanabilir. Makine bir mini kaset kullanımıyla çalıştığında, sahibinin kalıcı depolama için bir kasete önemli mesajları yüklemesi ve kayıt cihazına yeni bir kaset yerleştirmesi kolaydır.
Uzaktan telesekreterin ayırt edici özelliklerinden biri, kullanıcının cihaza uzak bir yerden çağrı yapabilmesidir. Bağlantıyı yönetmek ve kaydedilmiş veya yeni mesajları dinleyebilmek için, kullanıcının tuşlu ton servisi ile donatılmış bir hat kullanarak arama yapması gerekir. Telesekreterin çoğu, bu servisin bir parçası olarak yayılan dijital tonları algılayacak şekilde yapılandırılmış ve kullanıcının sistemin tanıdığı bir şifre girmesine olanak sağlamıştır. Sistemden mevcut mesajları kaydetmesini, tekrar çalmasını veya silmesini istemek için tuş sesi servisi de gereklidir.
Uzak bir telesekreterin kullanılması, bağımsız şirketler tarafından sağlanan telesekreter hizmetlerini ve hatta kullanıcının telefon şirketi tarafından sağlanan bir hizmeti kullanmanın ucuz bir alternatifidir. Bunun nedeni, bu alternatiflerin normalde bir miktar aylık ücretlendirme ve ayrıca çağrı yönlendirme gibi bazı diğer hizmetlerin etkinleştirilmesini gerektirmesidir. Uzak bir telesekreter nispeten küçük bir miktar için satın alınabildiğinden, cihaz sadece birkaç aylık kullanımla kolayca ödeme yapabilir.
