Sanal çevirici, sanal resepsiyonistler, çağrı merkezi acenteleri veya telefonla pazarlama hizmeti temsilcileri gibi müşteri hizmetleri çalışanları tarafından kullanılan ve her arama için bir telefon numarası girmeden kendilerine giden telefon aramaları yapma yeteneği veren bir iletişim aracıdır. Bu elektronik cihaz, belirli bir tuşa basarak bir telefon numarasını arayacak şekilde programlanabilir. Bir telefon ağındaki herhangi iki nokta arasında otomatik olarak iletişim kurmak için otomatik bir arama sistemi kullanarak, müşteri hizmetleri temsilcisi, telefon görüşmesini yapmadan önce önceden belirlenmiş bir cevap duyana kadar bekleyebilir.
Sanal çeviriciler, canlı bir insanı anlama, meşgul sinyalleri anlama ve sesli posta sistemine erişme gibi birden fazla yazılım seçeneği sunabilir. Örneğin, çevirici canlı bir kişi cevap verene kadar yoğun bir sinyali aramaya devam edecek şekilde programlanabilir. Ayrıca, telefon menüleri "Arama" listesine yerleştirme seçeneğini sağlayabilir ve bir şirketin ceza alma ihtimalini önler. Bir programlama sistemi, bir telefon görüşmesinin yapıldığı tarihi ve saati ve aramanın şirket kurallarına uygun olarak yapılıp yapılmadığını gösterebilir.
Sanal bir çevirici kullanıldığında düşük maliyetli avantajlar elde edilir. Sınırlı tekrarlayan telefon görüşmeleri, çağrı merkezindeki müşteri hizmetleri personeli tarafından yapıldığından verimlilik artar. Çağrı merkezi personeli, az sayıda müşteri yerine zamanlanmış bir iş vardiyası sırasında çeşitli müşteri hesaplarına atanabilir. Otomatik arama yazılımı fiyatları, bir şirketin özel gereksinimlerine göre maliyet ve hizmetin uzunluğu arasında değişebilir.
Sanal bir çeviricinin farklı kullanımları vardır. Önceden kaydedilmiş bir mesaj, bağlantı kuruluncaya kadar sanal bir çevirici kullanılarak oynatılabilir ve olası bir müşteri yanıt vermeden önce menü seçeneklerinin listesini dinleyebilir. Bu, potansiyel müşterilere bir şirketin ürünleri ve hizmetleri hakkında daha fazla bilgi edinme şansı vermek için sigorta şirketleri, ipotek şirketleri ve emlak şirketleri gibi satış noktaları için yaygın bir seçimdir. Bu, gelecekteki pazarlama kampanyaları için hedeflenen bir müşteri listesi oluşturulduğundan, şirketin giderlerini azaltacaktır.
Sanal bir çevirici için başka bir seçenek, tatil işini artırmak için potansiyel bir müşteri listesine kiralayan bir çiçekçi, profesyonel organizatör veya restoran gibi küçük bir işletmedir. Bir müşteri telefonunu alana kadar bir defada birden fazla telefon numarası aranabilir ve bir firma temsilcisi herhangi bir tatil indirimini açıklayamaz.
Sanal bir çevirici kullanmak, kuruluşların zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlar; bu sayede operasyonlarını kolaylaştırıp daha fazla personel ve teknolojiye yatırım yapıp küresel bir pazarda etkin bir şekilde rekabet edebilir.
