Bir sesli posta sunucusu, çok sayıda sesli posta mesajı tutabilen bir bilgisayar sunucusudur; genellikle işletme ve bakım maliyeti nedeniyle bireyler yerine işletmeler tarafından kullanılır. Çoğu sunucu gibi, bir sesli posta sunucusu da büyük miktarda bellek depolayabilir, böylece bir kerede binlerce sesli mesajı saklayabilir. Depolama için bir sesli posta bir ses dosyasına dönüştürülür ve sunucuda saklanır. Bu tür bir sunucuda genellikle birçok farklı gelen kutusu vardır; bu nedenle, her çalışan veya kullanıcı özel bir mesajı alabilir; bir yönetici sesli mesajları düzgün bir şekilde yönlendirmek zorunda kalmadan. Sesli postaların depolandığı sunucu, e-posta veya kısa mesaj kullanıcıları için e-posta gönderebilir veya yeni sesli postaların sunucuya girdiğini bilmelerini sağlar.
Pek çok sunucu, bilgileri tutmak ve verileri bir hedeften diğerine yönlendirmek için oluşturulmuştur ve bir sesli posta sunucusu her iki görevi de yerine getirir. Bu sunucu, özellikle çok sayıda çalışanı olan büyük şirketler için, bir kerede yüzlerce olmasa da aynı anda yüzlerce sesli posta tutabilmelidir. Özellikle çalışanların sesli posta yoluyla sık sık sipariş veya müşteri istekleri aldığı işyerlerinde kullanıcılar için sesli posta gerekebilir, bu nedenle sunucunun dosyaları yanlışlıkla silmeden güvenli bir şekilde tutabilmesi gerekir.
Dosyaları doğru yere yönlendirmek için çoğu sesli posta sunucusu uygulaması, işletmenin nasıl işletildiğine bağlı olarak her çalışan veya departman için bir tane olmak üzere birçok ayrı gelen kutusu içerir. Ayrı gelen kutularına sahip olmak, her kişinin sesli mesajlarını en az sorunla karşılamasını sağlar. Bu aynı zamanda yöneticiler için kolaylaştırır, çünkü el ile yönlendirilen sesli postalar saatler sürebilir ve sisteme gelen her sesli postayı listelemeden çok zor olabilir.
Sesli postalar esas olarak ses dosyaları olarak kaydedilir. Sesli postalar kaydedildikten sonra, sesli posta sunucusu onları çoğu cep telefonunun veya bilgisayarın özel yazılıma ihtiyaç duymadan çalacağı genel ses dosyalarına dönüştürür. İletileri bilgisayar korsanlarından korumak için genellikle ses dosyasına ses dosyaları yerleştirilir.
Bir sesli posta sunucusu yeni sesli posta aldığında, genellikle gelen kutusuna sahip olan kişiyi bir e-posta veya kısa mesaj yoluyla uyarır. Sunucu yalnızca birçok cihaza uyarı gönderebilir, ancak telesekretere erişmek için birçok cihaz kullanılabilir. İnternet erişimi olan herhangi bir cihaz, bu sunucudan sesli postaları almak ve oynatmak için kullanılabilir ve bir kullanıcının mesajlarını duymasını çok kolaylaştırır.
