Görevli konsolu, gelen aramaları yönlendirmek için resepsiyonist veya katip tarafından kullanılan bir arayüzdür. Birçok telefon sistemi bu fonksiyon için bir oto görevlisi ile otomasyon kullanır, ancak bazı şirketler potansiyel müşteriler için ilk temas noktası olarak canlı bir insana sahip olmayı tercih eder. Diğerleri otomatik bir sistem için ödeme yapmak için çok küçük olabilir ve gelen aramaları idare edebilmek için sekreterlik personeline ihtiyaç duyabilir. Bir konsolun boyutu ve karmaşıklığı değişebilir.
Bir çağrı resepsiyon masası gibi merkezi bir değişime geldiğinde, resepsiyonist nereye gitmesi gerektiğini bulmak için aramayı cevaplayabilir ve belirleyebilir. Bazı resepsiyonistler aramaları hızlı bir şekilde silmek için temel soruları ele alabilir ve bu da diğer personelin arama yükünü azaltabilir. Aramayı cevaplayan kişi cevap veremiyorsa, uygun bir şekilde aktarmak için katılımcı konsoluna başvurmak gerekir.
Görevli konsolu resepsiyon görevlisine kimlerin müsait olduğunu söyler. Biri boşsa, resepsiyonist aramayı aktarabilir veya aramayı iletmenin kabul edilebilir olduğunu doğrulamak için o kişinin ofisine uğrayabilir. Resepsiyon görevlileri ayrıca istek üzerine veya birileri meşgul olduğu için sesli postalara arama aktarabilirler. Diğer bir seçenek ise, resepsiyonistin bir hattın temizlenmesini beklemek için arayanı beklemeye aldığı park yeridir. Görevli konsolları ayrıca üç yönlü aramalara, konferans görüşmelerine vb. Eklemeye izin verebilir.
Tarihsel olarak, katılımcı konsollar, çağrıları aktarmak ve sistemde başka değişiklikler yapmak için kullanılan düğme resepsiyonistlerine sahip fiziksel konsollardı. Bazıları el ile değiştirmeyi zorunlu tutarken, diğerleri bir teknisyenin aramaları uygun şekilde yönlendirmesi için sistemi programlamasına izin verdi. Modern görevli konsollar genellikle resepsiyonistin telefon hatlarını kontrol etmek için kullanabileceği bilgisayar yazılımı biçimini alır. Bir resepsiyonist bulunmadığında veya işletme kapatıldığında, yazılım otomasyona geçebilir.
Telefon görüşmelerinin hızlı ve uygun şekilde yönlendirilmesi müşteri hizmetleri için önemli olabilir. Bir işi arayan insanlar, bir kişi tarafından yanıtlanmayı ve canlı operatörler tarafından bir sisteme iletmeyi bekleyebilirler. Görevli konsolu, çağrıları olabildiğince hızlı ve verimli bir şekilde kullanmak için bir mekanizma oluşturur. Ayrıca, bir bilgisayar sistemi, çalışanların “öğle yemeğine çıkma” veya “toplantıda” gibi bir durum belirlemelerine izin verebileceğinden, ofiste kimin ve ne yaptıklarına dair sekmeleri tutması gereken bir resepsiyonist için de yararlı olabilir. resepsiyonist, insanların uygun olup olmadığını ve ne zaman müsait olduklarını belirlemek için kullanabilir.
