Sanal sesli posta, çevrimiçi ortamda sesli posta hesabı oluşturmayı ve kullanmayı mümkün kılan bir iletişim aracı türüdür. Bu özel çözüm türüyle, telesekretere veya telesekreterli bir ofis telefon sistemine ihtiyaç yoktur. Bunun yerine, sanal sesli posta hesabı, gelen iletilerin depolandığı uzak bir sunucuya bağlanmak üzere ayarlandı. Çoğu uygulamada, bu mesajlara, tuşlu servis ile donatılmış bir telefon veya İnternet özelliği olan herhangi bir bilgisayar veya elde tutulan bir cihaz kullanarak erişmek ve incelemek mümkündür.
Günümüzde pek çok sağlayıcı tarafından sunulan sanal sesli posta hizmetlerinde, hizmetin temel işlevi, çağrı önceden belirlenmiş bir zil sesi içinde yanıtlanmadığında gelen aramaları sesli posta hizmetine yönlendirme yeteneğini içerir. Arayan karşılandı ve mesaj bırakma imkanı sağlandı. Mesaj kaydedildiğinde ve arayan bağlantısı kesildiğinde, sistem müşteriye bir e-posta bildirimi verecektir. Tipik olarak, mesaj, mesajın bırakıldığı tarih ve saat gibi temel verileri içerir. Daha gelişmiş sanal sesli posta sistemleri, arayanın telefon numarası da dahil olmak üzere mesajla ilgili arayan kimliği verileri gibi bilgileri içerebilir.
Sanal sesli posta kullanılarak yakalanan herhangi bir mesaj birden fazla yoldan alınabilir. Yaklaşımlardan biri, telesekreteri barındıran sunucuyu aramak için telefon kullanmak, uygun erişim kodlarını girmek ve telefondaki tuşların tuş takımına girilen mesajları kullanarak mesajları dinlemek. Diğer bir strateji de telesekretere bağlı bir çevrimiçi siteye giriş yapmak ve mesajın İnternet üzerinden bir ses akışını dinlemek.
Sanal sesli postayı iş amaçları için kullanmak akıllıca bir harekettir, çünkü bu tür bir iletişim aracı birçok durumda çok kullanışlı olabilir. Seyahat eden çalışanlar, telesekretere bırakılan bir mesajın zamanında bildirimini alır ve mesaja erişmek için en uygun yöntemi kullanabilir. Aynı zamanda, bir şirketin telefon sistemi hasar görmüşse veya bir süre çalışamaz duruma getirilmişse, gelen aramalar doğrudan kilit çalışanların sanal sesli posta hesaplarına yapılabilir. Oradan çalışanlar mesajları almak ve e-postalarla yanıt vermek veya arayanlara bağlanmak için cep telefonu servislerini kullanmak için cep telefonlarını kullanabilir.
