Her işte, sürekli günlük kullanımda olan tek bir ekipman vardır: fotokopi makinesi. Fotokopi makinesi en çok satan ofis araçlarından biridir ve kağıtsız bir ofise sahip olduğumuz güne kadar olmaya devam edecektir. İyi bir fotokopi işinize birçok yönden yardımcı olabilir. Hangi fotokopi makinesinin gereksinimlerinizi en iyi şekilde karşılayacağına karar verirken dikkat etmeniz gereken birkaç kontrol noktası vardır.
Gereksinim duyacağınız fotokopi makinesi türü, her gün yaptığınız kopyalama miktarına ve türüne bağlıdır. Gönderilecek hesap veya faturalar gibi yalnızca az sayıda belgenin kopyalanması gerekebilir veya posta görüntüleri gibi daha yüksek miktarda baskı almanız gerekebilir. Fotokopi makineleri çeşitli boyutlarda gelir ve kopyalama hızları değişir, ancak çoğu fotokopi makinesi evrensel olan bazı temel işlevlere sahiptir.
Fotokopi makineleri, belgeleri çoğaltmak için hafif bir lens kullanır; Dijital fotokopi makineleri popüler olmakla birlikte, orijinal teknoloji analogdur. Dijital fotokopi makineleri, orijinal belgedeki görsel verileri bilgisayar koduna dönüştürerek kullanıcının renkli kopyalar yazdırmasını sağlar. Bilgisayar kodu daha sonra son kopyayı oluşturan lazer yazıcıyı programlar.
Kopyanın netliği fotokopi makinesinin çözünürlüğüne bağlıdır. Fotokopi makinesinin çözünürlüğü görüntünün kalitesini ve netliğini belirler. Bu inç başına nokta cinsinden ölçülür (DPI). 500 DPI 'ya sahip fotokopi makineleri, inç kare başına 500 x 500 noktaya sahiptir. Birçok fotokopi makinesi son derece yüksek bir çözünürlük sunabilir, ancak bunlar yalnızca çok ayrıntılı baskılara ihtiyaç duyan tasarımcılar gibi insanlar için yararlıdır.
Her gün aldığınız kopya sayısı, düşündüğünüz fotokopi makinesinin boyutunu belirlemelidir. Fotokopi makineniz her gün sürekli kullanılıyorsa, büyük kapasiteli bir tepsiye sahip bir fotokopi makinesi düşünmelisiniz. Bu daha büyük tepsiler 1.000'den fazla yaprak tutabilir ve fotokopi makinesinin sürekli doldurulmasını önlemek için kullanışlıdır. Çoğu fotokopi makinesi, ortalama bir kullanıcı için yeterli olan 1.000 sayfaya kadar tutar.
İşletmeniz ciltlenmesi gereken belgeler oluşturuyorsa, görüntü kaydırma özelliğine dikkat etmelisiniz. Bu, kullanıcının görüntüyü ciltleme için ayarlamasına izin verir. Ayrıca, bazı makinelerin otomatik olarak çalışacak şekilde ayarlayabileceğiniz zımbalama ve harmanlama yeteneklerine sahip olduğunun farkında olmalısınız.
Dikkat edilmesi gereken bir başka nokta da dakikadaki sayfa işlevidir. Bu, fotokopi makinenizin dakikada kaç sayfa yazdırdığını belirler. Sayfa sayısı ne kadar yüksek olursa, fotokopi hızınız o kadar hızlı olur. Büyütülmüş veya küçültülmüş belgelere ihtiyacınız varsa, büyütme / küçültme ve yakınlaştırma işlevlerine bakın.
Bir fotokopi makinesinin sahip olabileceği özelliklerin miktarı büyük ölçüde değişebilir. Modern çok işlevli fotokopi makineleri, sabit diskte depolanan bilgilerle faks makineleri, dijital depolama aygıtları ve bilgisayar tarayıcıları olarak da işlev görebilir. Fotokopi makinesi ofisinizin bilgisayar ağına bağlanabilir, böylece koltuğunuzdan ayrılmadan doğrudan bilgisayarınızdan yazdırabilirsiniz. Hatırlanması gereken en önemli şey boyuttur. Küçük bir ofisiniz varsa, ofis masanızın da çalışmasını istemediğiniz sürece, endüstriyel boyutta bir fotokopi makinesine gitmeyin.
