Quản lý hàng tồn kho là gì?

Nói chung, quản lý hàng tồn kho đề cập đến phương pháp mà các doanh nghiệp xử lý các tài nguyên và vật liệu hữu hình để đảm bảo tài nguyên có sẵn để sử dụng.Hàng tồn kho thường được quản lý bằng hệ thống danh sách giấy hoặc hệ thống hỗ trợ phần mềm máy tính.Bằng cách sử dụng một hệ thống quản lý hàng tồn kho, một hộ gia đình có thể giữ các nguồn cung cấp cần thiết trong khi một doanh nghiệp có thể sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn để tạo doanh thu.Hình thức quản lý hàng tồn kho đơn giản nhất là phương pháp bản sao cứng, theo đó danh sách được giữ các vật liệu được sử dụng thường xuyên.Khi các mục được đưa vào, chúng được thêm vào danh sách.Khi nguồn cung cấp thấp, việc mua hàng được thực hiện để bổ sung vật liệu.Theo cách này, một bản kiểm kê chạy các vật liệu quan trọng nhất có thể được cung cấp bất cứ lúc nào.Hình thức quản lý hàng tồn kho đơn giản này rất hữu ích để các vật liệu có thể được mua vào thời điểm thích hợp khi giá thấp và không có gì quan trọng từng hết.Một hình thức quản trị hàng tồn kho phổ biến khác là hệ thống quản lý hàng tồn kho dựa trên phần mềm máy tính.Khi nguồn cung cấp tích lũy, một hệ thống quản lý hàng tồn kho máy tính có thể được sử dụng để theo dõi một lượng lớn sản phẩm và vật liệu.Bất cứ khi nào một vật liệu riêng lẻ được đưa vào hoặc rời khỏi kho, phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ điều chỉnh để tương ứng với các hoạt động này.Một hệ thống hàng tồn kho được vi tính hóa cũng hữu ích để đánh giá các chi phí liên quan đến việc sử dụng vật liệu trên quy mô lớn.Khi được liên kết với một hệ thống kế toán trung tâm, phần mềm kiểm kê máy tính có thể dễ dàng tính toán chi phí trung bình trên mỗi đơn vị.Một phương pháp kiểm kê máy tính cũng báo cáo doanh thu trung bình được tạo ra khi các vật liệu được sử dụng để sản xuất hàng hóa được mua và bán.Lý do quan trọng nhất mà các hệ thống hàng tồn kho được sử dụng là để theo dõi nguồn cung cấp để có thể xác định các vấn đề hàng tồn kho nhanh chóng.Nếu các vật liệu có nhu cầu cao, một hệ thống kiểm kê sẽ cho phép một tổ chức chiến lược về việc xử lý vật liệu, thực hiện các giao dịch mua theo kế hoạch để giữ nguồn cung cấp trên tay và giảm lãng phí vật liệu.Ngoài ra, nhiều tổ chức được yêu cầu giữ một danh sách hàng tồn kho hàng hóa cho mục đích thuế và bảo hiểm.Có một hệ thống quản lý hàng tồn kho hoạt động tốt phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và loại vật liệu sẽ được theo dõi.Trong khi một phương pháp kiểm kê đơn giản có thể hoạt động tốt cho một doanh nghiệp nhỏ;Đối với các tổ chức lớn có một số lượng lớn vật tư, bộ phận hoặc vật liệu trong tay, hệ thống kiểm kê máy tính có thể được yêu cầu để theo kịp nhu cầu.Nếu không có một hệ thống rõ ràng để giữ mức kiểm kê ổn định, các vấn đề có thể phát sinh có thể tốn kém và bất tiện.