Làm thế nào để tôi trở thành thư ký/nhân viên tiếp tân?

Các yêu cầu để trở thành thư ký/nhân viên tiếp tân khác nhau, phần lớn là do loại công ty nơi tìm thấy vị trí.Hầu hết các công ty yêu cầu một lượng giáo dục tối thiểu mà không cần đào tạo.Do các nhiệm vụ liên quan đến vị trí này, tuy nhiên, các công ty khác có thể yêu cầu một mức độ giáo dục nhất định.Vẫn còn những người khác có thể mong đợi bạn có bằng đại học và một vài năm kinh nghiệm làm việc. Thông thường, một thư ký/tiếp tân chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính trong một công ty.Nhiệm vụ thư ký có thể đòi hỏi trách nhiệm hỗ trợ văn phòng.Bạn có thể hỗ trợ một người quản lý của một bộ phận hoặc cung cấp hỗ trợ văn phòng chung cho toàn bộ công ty. Có một số nhiệm vụ thường liên quan đến việc hoàn thành vai trò tiếp tân.Một nhiệm vụ chính là trả lời qua điện thoại và các cuộc gọi định tuyến đến bộ phận thích hợp.Chào mừng khách hàng và khách trong khu vực chờ là một nhiệm vụ khác thường liên quan đến việc trở thành nhân viên tiếp tân. Các nhiệm vụ khác có thể là cần thiết, tùy thuộc vào các chức năng hỗ trợ các hoạt động của văn phòng.Trong một số công ty, bạn có thể phải chuẩn bị thư cho các dịch vụ giao hàng.Ngoài ra, bạn cũng có thể phân phối thư đến cho nhân viên công ty. Để thực hiện trở thành thư ký/tiếp tân, bạn sẽ cần một loạt các kiến thức, kỹ năng và khả năng.Hầu hết các công ty mong đợi bạn có một sự hiểu biết toàn diện về các thủ tục văn phòng.Vì một nhiệm vụ chính ở vị trí này là trả lời điện thoại, nên có các kỹ năng bằng lời nói dễ chịu thường là một lợi ích bổ sung.Khả năng vận hành thiết bị văn phòng cũng mong muốn đối với hầu hết các công ty. Một số trường kỹ thuật cung cấp các khóa học quản trị kinh doanh và văn phòng để giúp bạn phát triển các kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký/tiếp tân.Các khóa học điển hình có thể bao gồm đào tạo về việc sử dụng các ứng dụng xử lý văn bản và bảng tính.Viết thư từ kinh doanh và nghi thức văn phòng là các khóa học bổ sung được cung cấp tại hầu hết các trường. Ngoài ra, một số công ty có thể thích thuê một người có bằng kinh doanh đại học.Có được một doanh nghiệp hoặc bằng cấp liên quan từ một tổ chức học thuật bốn năm có thể giúp bạn đáp ứng yêu cầu này.Loại bằng cấp này cũng có thể chuẩn bị cho bạn một chương trình khuyến mãi trong công ty. Bên cạnh việc đào tạo chính thức cần thiết để trở thành thư ký/nhân viên tiếp tân, bạn cũng có thể cần thời gian để tìm hiểu các quy trình hoạt động tiêu chuẩn của một công ty.Nói chung, bạn sẽ được đào tạo về các thủ tục cụ thể trong ngành ảnh hưởng đến sự thay đổi nhiệm vụ của bạn sau khi được thuê.Ví dụ, làm việc cho một cơ sở y tế có thể liên quan đến việc lên lịch khám tại văn phòng bệnh nhân.Trước khi bệnh nhân đến, các thủ tục văn phòng có thể bao gồm xác minh bảo hiểm y tế và tạo hồ sơ y tế.