Các câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính phổ biến là gì?

Trợ lý hành chính phổ biến nhất là hỗ trợ các nhà quản lý, giám đốc, phó chủ tịch và nhân viên cấp C với các nhiệm vụ như lập kế hoạch, truyền thông, sản xuất tài liệu, du lịch và nhiệm vụ giáo sĩ.Họ cũng có thể hỗ trợ toàn bộ bộ phận với các loại nhiệm vụ này.Trong một cuộc phỏng vấn, người quản lý tuyển dụng thường sẽ đặt câu hỏi tập trung vào các ứng viên kỹ năng cứng, kỹ năng mềm, kinh nghiệm trước đây và phong cách làm việc cá nhân..Một số vị trí có thể yêu cầu các kỹ năng cụ thể bổ sung.Ví dụ, trợ lý hành chính cho Trưởng khoa Giáo dục có thể cần phải làm quen với các quy tắc xuất bản học thuật và trợ lý giám đốc điều hành của bệnh viện có thể cần phải làm quen với thuật ngữ y tế cơ bản.Các câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính thường sẽ được thiết kế để khám phá sự thành thạo của người được phỏng vấn trong các lĩnh vực này.Ứng viên cũng có thể được hỏi cô ấy đã làm việc cùng loại chương trình máy tính nào hoặc có thể được hỏi cô ấy có bao nhiêu năm kinh nghiệm trong một lĩnh vực kỹ năng nhất định. Các nhà quản lý tuyển dụng cũng sẽ hỏi các câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính khám phá các kỹ năng mềm của ứng viên.Điều này bao gồm các lĩnh vực như tổ chức và giao tiếp giữa các cá nhân.Ví dụ, một trợ lý hành chính của bộ phận có thể cần quản lý lịch trình của một số người có chức năng khác nhau và các kiểu công việc khác nhau.Trong trường hợp này, người quản lý tuyển dụng có thể hỏi về khả năng của các ứng viên để khơi gợi thông tin cần thiết từ cả người giao tiếp quá mức và dưới mức với ma sát tại nơi làm việc tối thiểu.

Nhiều câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính tập trung vào kinh nghiệm vì quá khứ cung cấp bằng chứng về khả năng của ứng viên.Những câu hỏi này có thể giải quyết các khu vực kỹ năng cứng hoặc mềm.Ví dụ, một nhân viên nghiên cứu và phát triển cấp cao sẽ cần một trợ lý hành chính có thể tin tưởng với thông tin nhạy cảm hoặc bí mật, vì vậy anh ta có thể yêu cầu ứng viên chi tiết kinh nghiệm trong quá khứ với thông tin tương tự.Trợ lý hành chính cho một vị trí hoặc bộ phận mới được thành lập có thể cần phải tạo một hệ thống nộp đơn khả thi từ đầu, vì vậy người quản lý tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên kể lại một thời gian khi cô ấy hoàn thành một nhiệm vụ tương tự.Cùng nhau rất chặt chẽ để đạt được một mục tiêu chung, vì vậy thường rất quan trọng rằng phong cách làm việc của họ là miễn phí.Một người quản lý biết mình được tổ chức tồi thường sẽ tìm kiếm một trợ lý hành chính, người cực kỳ có tổ chức và không sợ giữ anh ta làm nhiệm vụ.Một người quản lý có xu hướng bình tĩnh hoặc có kỹ năng giao tiếp ít hơn hoàn hảo sẽ thường xuyên chọn một trợ lý hành chính, người không bị ảnh hưởng bởi sự tâm trạng của anh ta và có thể làm mịn lông của những người mà anh ta có thể đối kháng.Một người quản lý đi du lịch rất nhiều sẽ cần một trợ lý có thể hoạt động hiệu quả với rất ít giám sát trực tiếp.

Ứng viên nên mong đợi trả lời các câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính giải quyết các động lực cá nhân và sở thích phong cách làm việc.Điều này quan trọng đến mức nó thường sẽ là yếu tố quyết định giữa các ứng cử viên đủ điều kiện bằng nhau.Một ứng cử viên có phong cách làm việc miễn phí thậm chí có thể được chọn qua một với nhiều kinh nghiệm hoặc giáo dục.