Điều phối viên kiểm soát tài liệu làm gì?

Một điều phối viên kiểm soát tài liệu chịu trách nhiệm cho bất kỳ loại tài liệu nào mà một công ty có thể sử dụng để tiến hành các hoạt động kinh doanh.Điều này thường bao gồm hình ảnh và sơ đồ, hồ sơ máy tính và giấy tờ viết.Điều phối viên này có thể thiết lập một hệ thống tài liệu và thường sẽ chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát nó.Anh ta cũng có thể chịu trách nhiệm tạo ra các quy trình sử dụng hệ thống và có thể sẽ giúp người khác sử dụng các quy trình một cách hiệu quả.Điều phối viên kiểm soát tài liệu rất quan trọng đối với sự thành công của các bộ phận sản xuất, vì ông chịu trách nhiệm giúp theo dõi các thay đổi và cải tiến cho các dự án. Các loại tài liệu mà điều phối viên sẽ cần theo dõi và lưu trữ sẽ thay đổi từ ngành này sang ngành khác.Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà anh ta làm việc, một điều phối viên kiểm soát tài liệu sẽ phát triển và triển khai một hệ thống để lưu trữ và truy xuất bất kỳ tài liệu nào cần thiết.Anh ta có thể thu thập và theo dõi các tập tin giấy, tác phẩm nghệ thuật và bản thiết kế.Anh ta cũng có thể chịu trách nhiệm kiểm soát hóa đơn và các giấy tờ khác liên quan đến một dự án cụ thể trong công ty.Hệ thống có thể có toàn công ty, trong trường hợp đó, điều phối viên sẽ có một số bộ phận khác nhau liên quan đến loại tài liệu. Trong bất kỳ dự án kinh doanh nào liên quan đến lưu trữ hồ sơ, một số bộ phận và nhân viên sẽ tham gia vào việc tạo và phân phối thông tin.Điều phối viên kiểm soát tài liệu sẽ quản lý mọi nỗ lực để thu thập và kiểm soát khối lượng thông tin này và bất kỳ giấy tờ hoặc tệp máy tính nào đi kèm.Điều này sẽ làm cho giao tiếp hiệu quả với các bộ phận khác và các tổ chức bên ngoài trở thành một vai trò quan trọng đối với bất kỳ ai trong nghề nghiệp này.Các tài liệu mà điều phối viên phải giám sát có thể đến từ các bộ phận của công ty nội bộ hoặc từ các nhà thầu và khách hàng bên ngoài.Anh ta thường phải xác minh thông tin với một số giám sát viên khác nhau để đảm bảo rằng tài liệu là chính xác và anh ta có thể chịu trách nhiệm chuẩn bị và phân phối các bản sao tài liệu cho các phòng ban trong và ngoài.Điều phối viên kiểm soát tài liệu sẽ được giao nhiệm vụ theo dõi các thay đổi trong mô hình hóa và xây dựng các sản phẩm, và việc lưu trữ và truy xuất các tài liệu để đánh giá và xem xét.Ngoài ra, anh ta có thể chịu trách nhiệm trình bày thông tin kiểm soát tài liệu cho quản lý và khách hàng.

Ngày điển hình của điều phối viên kiểm soát tài liệu có thể sẽ được sử dụng để tổ chức, lập danh mục và theo dõi các tệp và giấy điện tử.Anh ta sẽ dành thời gian điều phối với những người khác trong công ty riêng của mình, cũng như những người từ các tổ chức bên ngoài.Anh ta có thể dành một phần trong ngày giám sát và đào tạo người khác về các chính sách và thủ tục kiểm soát tài liệu.