Một chuyên gia mua hàng làm gì?

Một chuyên gia mua hàng là một cá nhân được chỉ định để xử lý tất cả các quy trình và quyết định mua hàng cho một doanh nghiệp trong khi tuân thủ ngân sách được giao.Các cá nhân ở vị trí này cũng phải theo dõi tất cả các hồ sơ và dữ liệu khi họ liên quan đến việc mua hàng và giá thầu của công ty được gửi cho các nhà cung cấp.Họ cũng bị buộc tội báo cáo thông tin này cho các nhân viên phù hợp một cách thường xuyên.Nhiệm vụ của vị trí này đòi hỏi phải mua các mặt hàng và thiết bị liên quan đến kinh doanh, cũng như đàm phán với các nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo rằng một mức giá hợp lý cho hàng hóa và dịch vụ đang được nhận.Hầu hết các công việc chuyên gia mua hàng cũng cho phép người đó thực hiện giá thầu cho hàng hóa và dịch vụ thay mặt cho một công ty. Các nhiệm vụ chuyên gia mua chính xác sẽ thay đổi vì mỗi công ty có hoạt động nội bộ riêng.Hầu hết các yêu cầu chuyên gia mua hàng, tuy nhiên, liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ rất nghiêm ngặt.Hồ sơ có thể được lưu trong các tệp giấy, được duy trì trong cơ sở dữ liệu máy tính hoặc cả hai.Do đó, các chuyên gia phải làm việc với phần mềm cụ thể để đảm bảo rằng các bản ghi là chính xác và cập nhật.Trong số các loại hồ sơ cơ bản nhất mà chuyên gia được yêu cầu phải giữ là hóa đơn, đơn đặt hàng và hợp đồng đấu thầu.Trong khi thực hiện mua hàng và lưu giữ hồ sơ chính xác, một chuyên gia cũng phải chuẩn bị các báo cáo cho nhân viên chủ chốt trong một tổ chức.Truyền thông thường xuyên với các nhà cung cấp, cũng như các bộ phận và nhân viên công ty khác, cũng được đưa vào một mô tả công việc chuyên gia mua hàng điển hình.Các cá nhân làm việc ở các vị trí như vậy cũng phải cẩn thận không vượt quá giới hạn ngân sách và phải đảm bảo rằng tất cả các quy trình mua hàng đều được tuân thủ. Trong nhiều công ty, một chuyên gia mua hàng làm việc trong một bộ phận tài chính hoặc làm việc rất chặt chẽ với nhân viên của bộ phận đó.Như vậy, điều quan trọng là cả hai làm việc cùng nhau để đảm bảo rằng hóa đơn và yêu cầu mua hàng được xử lý kịp thời.Một chuyên gia cũng làm việc chặt chẽ với nhân viên tài chính để đảm bảo rằng ngân sách cho phép mua các mặt hàng và dịch vụ cần thiết. Duy trì liên hệ thường xuyên với các nhà cung cấp cũng là một khía cạnh quan trọng của mô tả công việc của chuyên gia.Khi phát sinh vấn đề thanh toán, một chuyên gia phải làm việc với nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề đó.Đồng thời, một chuyên gia phải theo dõi tất cả các đơn đặt hàng, giao hàng và hàng tồn kho.Tùy thuộc vào quy mô của công ty, một chuyên gia được sử dụng bởi trách nhiệm như vậy thường liên quan đến việc xây dựng mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp. Một số công việc chuyên gia mua cũng giao các chuyên gia để theo dõi việc bảo trì thiết bị văn phòng.Việc duy trì hồ sơ về bảo hành và thỏa thuận dịch vụ đôi khi được mong đợi của một người ở vị trí này.Khi nguồn cung cấp văn phòng và thiết bị cần được thay thế, một chuyên gia mua hàng thường là người để đánh giá và đặt các đơn đặt hàng đó.