Một nhân viên hành chính làm gì?

Một nhân viên hành chính cung cấp hỗ trợ cho người giám sát, quản lý và giám đốc điều hành.Anh ta thường được yêu cầu linh hoạt và chia thời gian của mình vì nhu cầu của những nhân viên này khác nhau.Mặc dù anh ta thường làm việc trong môi trường văn phòng, anh ta cũng có thể thực hiện trách nhiệm hành chính của mình trong môi trường sản xuất, công nghiệp hoặc sản xuất. Điều thường phân biệt một nhân viên hành chính với thư ký là công việc của anh ta thường tập trung hơn vào việc giữ các hoạt động chung chạyTrượt xa hơn là quản lý các sự kiện hàng ngày.Ông cũng thường làm việc cho nhiều người.Trong hầu hết các bầu không khí kinh doanh, anh thường thực hiện công việc của mình với ít hoặc không có sự giám sát trực tiếp, hàng ngày.Nhiệm vụ của một nhân viên hành chính phụ thuộc rất nhiều vào bản chất của doanh nghiệp mà anh ta làm việc.Nói chung, ông thường dự kiến sẽ lên kế hoạch và thực hiện các cuộc họp, lên lịch đi lại và vận chuyển và đảm bảo thông tin liên lạc tối ưu giữa các bộ phận.Nếu những người mà anh ấy làm việc được theo dõi các hoạt động và phát triển kinh doanh, anh ấy thường được coi là thành công. Giữ mọi thứ hoạt động trơn tru thường đòi hỏi các kỹ năng máy tính tốt.Một nhân viên quản trị thường xuyên sử dụng các chương trình phần mềm khác nhau để duy trì lịch điều hành, tạo bảng tính và biên dịch báo cáo.Các kỹ năng trực tuyến của anh ấy thường được yêu cầu để tiến hành nghiên cứu thay mặt cho cấp trên của anh ấy và duy trì liên lạc qua email với các cộng sự kinh doanh.Anh ta cũng có thể được yêu cầu sử dụng các chương trình xử lý văn bản để viết và chỉnh sửa thư từ và sử dụng phần mềm đồ họa để tạo ra các bài thuyết trình trực quan.

Trong một số công ty lớn hơn, một nhân viên hành chính thường có thể được yêu cầu theo dõi mức năng suất trong các bộ phận khác nhau và đề nghị các thay đổi để cải thiệnhiệu quả.Những đề xuất này có thể bao gồm thay đổi nhân sự hoặc nâng cấp hoặc thay thế các máy hoặc thiết bị văn phòng lớn.Một nhân viên hành chính cũng thường xuyên chịu trách nhiệm duy trì hàng tồn kho của vật tư văn phòng và đàm phán các giao dịch với các nhà cung cấp. Để thành công ở vị trí này thông thường đòi hỏi các kỹ năng giao tiếp và tổ chức tuyệt vời.Hỗ trợ nhiều nhà quản lý và giám sát viên đòi hỏi khả năng quản lý thời gian tuyệt vời.Giữ cho tất cả mọi người hài lòng thường đòi hỏi ngoại giao và khéo léo về phía một nhân viên hành chính. Một bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương thường được yêu cầu cho vị trí này mặc dù bằng cấp liên kết thường được ưu tiên.Một số công ty yêu cầu bằng cử nhân về nghệ thuật tự do hoặc truyền thông.Đôi khi người ta tin rằng giám đốc điều hành tuyển dụng càng có học thức, nhân viên hành chính càng có học thức.Kinh nghiệm như một thư ký hoặc trợ lý văn phòng là hữu ích để được xem xét cho vị trí này.Bối cảnh về hoạt động máy tính và hỗ trợ văn phòng được coi là một tài sản.