Was macht ein Lohnkoordinator?
Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungskoordinator verwaltet das System zur Entlohnung der Mitarbeiter und zur Zahlung der Lohnsteuer. Dies umfasst die Bearbeitung der für das normale Entgelt geleisteten Arbeitszeit, aber auch die Verwaltung der Rückerstattungen, die Berechnung der geschuldeten Leistungen sowie die Bearbeitung von Prämien und anderen einmaligen Schecks. Der tatsächliche Aufgabenbereich eines Koordinators hängt von der Organisationsstruktur des Unternehmens ab. Große Unternehmen mit diversifizierten Buchhaltungsabteilungen weisen in der Regel einen Koordinator für die Gehaltsabrechnung zu, der die Aufgaben streng bearbeitet. Kleine Unternehmen ohne dedizierte Buchhaltungs- oder Personalabteilung erwarten wahrscheinlich, dass ein Koordinator alle erforderlichen Schritte unternimmt, um die Mitarbeiter zu bezahlen und die Leistungen im Auge zu behalten.
Einer der kompliziertesten Teile des Geschäftsbetriebs ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Aufgabe ist aus verschiedenen Richtungen stark reguliert. Die Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitnehmer nach einem festgelegten Zeitplan in einer vereinbarten Höhe zu bezahlen und die geleisteten Überstunden angemessen zu entschädigen. Die Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, den lokalen und regionalen Gebietskörperschaften angemessene Lohnsteuern zu zahlen. Darüber hinaus verlangen die Steuerbehörden von den Unternehmen, dass sie die von den Mitarbeitern geleistete Arbeitszeit nachweisen, falls die Geschäftsausgaben von der Regierung geprüft werden.
Diese potenziellen rechtlichen Verpflichtungen machen die Gehaltsabrechnung zu einer entscheidenden Geschäftsfunktion. Ein Lohnkoordinator ist ein Spezialist, der speziell dafür eingestellt wird, den Prozess der Bezahlung von Mitarbeitern nach einem festgelegten Zeitplan zu verwalten. Dies umfasst das Sammeln, Überprüfen und Archivieren von Arbeitszeitnachweisen, das Überprüfen der Richtigkeit des Zeitberichtsprozesses und das Sicherstellen, dass die ordnungsgemäßen Berechtigungen für die Zahlung von regulären Gehältern und etwaigen Überstunden vorliegen. Letztendlich ist der Koordinator dafür verantwortlich, die Zahlung zu verpacken und an die Mitarbeiter zu liefern. Das Abschneiden von Schecks und das Überweisen von elektronischen Einzahlungen auf Bankkonten von Mitarbeitern sind die typischen Methoden zum Abschluss der Gehaltsabrechnung.
Während ein Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern klein ist, kann ein Abrechnungskoordinator den Abrechnungsprozess häufig von Hand verwalten. Zeitberechnungen werden in einer Finanztabelle gespeichert, Schecks werden intern ausgeführt und Steuerzahlungen werden über ein direktes Geschäftskonto bei der Steuerbehörde getätigt. Sobald ein Unternehmen eine bestimmte Kapazität erreicht, ist es jedoch unmöglich, die Personalabrechnung auf diese Weise zu verwalten. Ein Abrechnungskoordinator auf der nächsten Ebene ist für die Ausführung einer Abrechnungssoftware oder die Zusammenarbeit mit einem abrechnungsverarbeitenden Unternehmen verantwortlich. Die Aufgaben sind im Grunde die gleichen, mit der Ausnahme, dass das gesamte System computerisiert ist.
Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigt auch der Bedarf an Personalabrechnungen. Abhängig von der operativen Struktur des Unternehmens kann von einem Lohn- und Gehaltsabrechnungskoordinator erwartet werden, dass er die den Mitarbeitern geschuldeten Leistungen wie etwa die kumulierten Beiträge zu einem Pensionsplan bilanziert. Er kann damit beauftragt werden, die Kostenerstattung nachzuverfolgen und auszuführen sowie Fragen von Mitarbeitern zu ihrer Vergütung und zu anderen Themen zu beantworten. Ein Koordinator arbeitet mit dem Personal der Buchhaltung und der Personalabteilung zusammen, um diese Nebenaufgaben zu erfüllen, oder arbeitet manchmal anstelle von engagiertem Personal in diesen Abteilungen, je nach den Umständen.