¿Qué es un documento de recolección?
También conocido como documento de colección, un documento de recolección es cualquier tipo de copia impresa o documentación electrónica que esté conectada con tipos específicos de transacciones financieras. Por lo general, el contenido del documento tendrá que ver con los beneficios de algún tipo que se consideren una prueba de una transferencia de propiedad en bienes y servicios, o sirvan como base para licitar el pago de esos productos. Puede haber diferentes tipos de documentos de recolección en uso, con algunos de los ser más comunes, facturas, hojas de ruta y certificados de seguro.
Uno de los ejemplos más fácilmente reconocidos de un documento de recolección es la factura. Este tipo de documento se prepara como un medio para identificar los detalles básicos relacionados con una transacción financiera, como la compra de bienes o servicios. Si bien la cantidad de detalles incluido variará, este tipo de documento de recolección normalmente incluirá el nombre y la información de contacto tanto para el comprador como para el vendedor, una descripción de los artículos comprados, yla cantidad adeudada el vendedor por la compra.
Diferentes tipos de hojas de camino también son ejemplos comunes del documento de recolección. Esto incluye una factura de embarque que a menudo está preparada para acompañar bienes mientras está en transporte entre un comprador y un vendedor. En una aplicación similar, las facturas de las vías respiratorias también están preparadas para envíos que pueden involucrar el transporte en avión, así como en el ferrocarril y otras estrategias sobre la carretera. Al igual que una factura, una folleta o una factura de embarque incluirá datos esenciales para asegurarse de que los bienes en tránsito se identifiquen correctamente, y que el destino de los bienes esté claramente indicado.
El certificado de seguro también es un tipo de papel de recolección. Con este documento, el enfoque a menudo se centra en proporcionar evidencia de que algún tipo de plan de seguro cubre un cierto activo. A menudo se requiere prueba de seguro cuando se trata de situaciones de envío nacionales e internacionales, y élLPS para asegurarse de que en caso de algún evento catastrófico, tanto los intereses del comprador como el vendedor estén protegidos.
Un documento de recopilación de cualquier tipo contendrá datos relevantes para el propósito establecido del documento. A menudo, el alcance real del contenido dependerá de cualquier regulación comercial gubernamental que se aplique al tipo particular de papel que se está preparando. Al compilar un documento de recolección, es una buena idea asegurarse de que el documento cumpla con las regulaciones comerciales actuales, ya que cualquier error u omisión podría retrasar la finalización exitosa de la transacción involucrada.