Quels sont les principes de base de la facturation par remboursement?
La facturation par remboursement est une procédure de réclamation par laquelle le demandeur reçoit une compensation monétaire pour les dépenses qu'il a payées. Le remboursement était traditionnellement géré par le service financier de l'entreprise, mais à mesure que le volume de travail augmentait, les processus traités changeaient. L’amélioration a été apportée au fil du temps en confiant cette tâche à des services de remboursement, une branche spécialisée composée de personnes hautement qualifiées. Un tel service doit obligatoirement connaître les différentes procédures et exigences légales en matière de facturation par remboursement, de sorte qu'il peut fonctionner en tant qu'entité indépendante et distincte du service financier, voire de l'entreprise elle-même.
Le processus de facturation par remboursement est mis en œuvre lorsque le demandeur soumet un formulaire demandant à être indemnisé. Cette réclamation doit être conforme au format reconnu et approuvé par la société et par les agences gouvernementales pour être considérée comme légale. Les exigences supplémentaires lors du dépôt d'une réclamation sont la documentation appropriée et l'exactitude des informations. Afin de garantir un remboursement rapide des fonds, toutes les dépenses mentionnées sur la facture sont normalement d’abord converties en codes de remboursement universels afin de faciliter l’interprétation.
Lorsque la facturation par remboursement est appliquée dans le domaine médical, elle est effectuée par un organisme spécialisé appelé technicien en remboursement des frais médicaux. La description de poste d'une telle personne implique de vérifier tous les aspects de la demande liés à l'assurance, tels que l'inscription, la vérification et l'autorisation. D'autres fonctions connexes impliquent des activités telles que la planification, le codage, la facturation et le rapprochement des montants lors de la collecte. Les demandes de remboursement sont généralement soumises par les compagnies d’assurance et peuvent être soumises en ligne, par courrier ou même par fax. Les entreprises ont également la possibilité de faire appel aux services d’un spécialiste de la facturation médicale indépendant.
L’un des aspects les plus importants de la facturation par remboursement est le suivi auprès des débiteurs car c’est le seul moyen d’empêcher qu’une réclamation ne devienne gravement en souffrance ou irrécupérable. Lors de la préparation des revendications, il est généralement normal d'accorder la priorité aux demandes plus volumineuses et de les soumettre à un contrôle d'accusé de réception afin de pouvoir identifier les erreurs d'écriture et les autres types d'informations mal transcrites. En conséquence, il est souvent beaucoup plus difficile de recueillir les observations faites après la correction d’erreurs erronées, en particulier si le délai de prescription local est expiré pour le droit de former une action civile. Tout au long du processus de facturation par remboursement, les agents doivent constamment surmonter des obstacles pour éviter à la société de rencontrer ce type de problème.