Hoe kies ik het beste ontvangstsysteem?

Bij het kiezen van het beste ontvangstsysteem voor uw bedrijf kunt u rekening houden met het soort producten of diensten dat u aanbiedt, de klanten die u gewoonlijk hebt en hoe u één systeem kunt gebruiken voor al uw behoeften. Als u bijvoorbeeld een computerprogramma gebruikt om uw verkopen en betalingen bij te houden, kan een ontvangstsysteem dat met dat programma werkt, het hele proces nog eenvoudiger maken en u helpen uw administratie bijgewerkt en nauwkeurig te houden. U moet er ook voor zorgen dat elk systeem dat u kiest voldoende informatie biedt over de kwitantie voor uw eigen administratie en de gegevens en behoeften van uw klanten.

Bij het overwegen van het bonnensysteem dat u moet gebruiken, zijn er een aantal factoren die u kunnen helpen bij het kiezen van een systeem. Als u bijvoorbeeld een detailhandel heeft, wilt u misschien een systeem overwegen dat bonnen op het verkooppunt (PoS) kan afdrukken. Dit hoeft echter niet in alle scenario's nodig te zijn, zoals bedrijven die voornamelijk via internet verkopen. Evenzo, als u uw bedrijf voornamelijk online uitvoert, of door een computer te gebruiken, heeft een bonnensysteem waarmee u gemakkelijk bonnen kunt afdrukken vanaf uw computer de voorkeur.

Mogelijk kunt u ook beide functies combineren, met behulp van een enkel bonnensysteem dat aankopen bijhoudt via een register met een internetverbinding. Dit systeem kan de bon afdrukken op de PoS en vervolgens een kopie van die bon naar uw computer of een harde schijf sturen voor opslag. Een dergelijk ontvangstsysteem kan ook rechtstreeks worden gekoppeld aan elk programma dat u gebruikt om verkoop en inkomsten bij te houden, waardoor u dergelijke informatie gemakkelijker in uw programma kunt importeren. Dit alles hangt in grote mate af van het type hardware en software dat u gebruikt, maar dit zijn overwegingen waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een systeem.

Elk bonnensysteem dat u kiest, moet ook voldoen aan de behoeften van uw klanten, aangezien bonnen ook voor uw klanten belangrijk zijn. Dit betekent dat u een systeem moet kiezen dat bonnen afdrukt met informatie die uw klant waarschijnlijk zal willen, zoals de namen en nummers van producten, prijzen en totalen inclusief btw. Met dergelijke informatie kunnen uw klanten gemakkelijker hun aankopen volgen en begrijpen wat ze van u hebben gekocht. Dit type ontvangstsysteem kan u ook helpen tijd te besparen bij het omgaan met retouren en u gemakkelijker wijzigingen in uw inventaris te laten identificeren.