Wat is een inhoudsrepository?

Een contentrepository is een type contentmanagementsysteem dat is gericht op het bieden van een gestructureerde en logische manier voor het opslaan van verschillende soorten documenten die belangrijke gegevens bevatten. Iets anders dan een database, biedt dit type documentbeheersysteem gebruikers doorgaans toegang tot dezelfde informatie terwijl ze gebruik maken van verschillende applicaties zonder de consistentie van die gegevens negatief te beïnvloeden. Deze benadering voor het beheren van inhoud biedt een veelzijdige manier om het meeste uit de documentatie in de repository te halen en kan vaak sneller werken dan proberen gegevens over te dragen tussen een database en een enkele applicatie.

Hoewel een contentrepository op verschillende manieren kan worden geconfigureerd, zullen de meeste benaderingen een kerngroep van kenmerken delen. Een belangrijk aspect is de mogelijkheid om meerdere toepassingen tegelijkertijd dezelfde gegevens te laten gebruiken. Dit kan vooral belangrijk zijn in een zakelijke omgeving waarin meerdere gebruikers op verschillende afdelingen dezelfde inhoud nodig kunnen hebben. De integriteit van de inhoud zelf blijft constant, zelfs als verschillende gebruikers toegang hebben tot de informatie en er gebruik van maken via verschillende applicaties.

Basisfuncties in een inhoudsrepository maken het voor eindgebruikers uiterst eenvoudig om gebruik te maken van de informatie in de repository. Het lezen en bijwerken van inhoud is een eenvoudig proces, net als zoekopdrachten uitvoeren met trefwoorden of woordgroepen, datums en andere soorten gedefinieerde zoekcriteria. Gegevens kunnen met hetzelfde gemak worden geëxporteerd en informatie worden geïmporteerd, en de mogelijkheid om verschillende gebruikers toe te wijzen aan specifieke toegangsniveaus is ook een eenvoudige taak voor de repositorymanager.

Tegelijkertijd werkt de contentrepository voortdurend de informatie bij die zich bevindt, meestal in realtime. Dit betekent dat als verschillende gebruikers op hetzelfde moment met dezelfde inhoud werken en dat informatie door een geautoriseerde gebruiker wordt gewijzigd of verbeterd, alle gebruikers die momenteel met de inhoud werken onmiddellijk toegang hebben tot de bijgewerkte versie. Dit kan met name belangrijk zijn wanneer de betrokken gegevens van financiële aard zijn, of te maken hebben met klantrecords of het onderhoud van een soort inventaris.

Samen met de logische en doorgaans competente aspecten van delen en synchroniseren van een inhoudsrepository, is deze specifieke aanpak meestal zeer gemakkelijk voor IT-specialisten om te onderhouden en te beheren. Het schrijven van verschillende scripts die het mogelijk maken batchbewerkingen uit te voeren, wordt als relatief eenvoudig beschouwd, en het controleren van de informatie in de inhoudsrepository om te controleren of deze op geen enkele manier is aangetast, is ook een eenvoudige taak. Met de juiste configuratie kan dit type documentbeheersysteem veel tijd en geld besparen.