Hva er en administrasjonsassistent på inngangsnivå?
En administrativ assistent på inngangsnivå er en profesjonell som bistår i mer grunnleggende ansvarsområder for kontoradministrasjon. En administrasjonsassistent på inngangsnivå er vanligvis en av minst to administrative fagpersoner på et kontor, og håndterer mye av arbeidet med administrative oppgaver som ellers kan planlegges og koordineres av en administrativ profesjonell. Denne assistenten kan også fungere som resepsjonist i organisasjonen, hilse til besøkende og felt innkommende samtaler, i tillegg til en kundeservicerepresentant eller dataregistreringsleder, og gi grunnleggende administrativ støtte for organisasjonen.
Når de fleste stillingsannonser refererer til grunnleggende eller administrative oppgaver på nivået, inkluderer de vanligvis oppgaver som å åpne og distribuere post, skrive ut, sortere og kopiere dokumenter, arkivere og skrive inn. En administrativ assistent på inngangsnivå er også typisk den ansatte som er ansvarlig for å skaffe forfriskninger til møter, som kan omfatte bestilling og henting av lunsjer eller kaffe og te. Å løpe ærender, hente kontorrekvisita og annet internt ansvar kan også være en del av en administrativ assistentstilling på inngangsnivå.
En av hovedfunksjonene til en administrativ assistent på inngangsnivå er å gi støtte til andre administrative fagpersoner på et kontor, for eksempel kontorsjefer, senioradministrative assistenter eller utøvende assistenter. Dette kan bety å hjelpe til med å ta inventar av kontorrekvisita og legge inn bestillinger, hjelpe med planlegging og koordinering av arrangementer for spesielle funksjoner, og utarbeide spesielle firmadokumenter eller pakker. Mens den mer senior administrative fagpersonen er ansvarlig for beslutningen og innholdet i administrativt materiale, vil han eller hun ofte delegere utarbeidelsen av materialet til en administrativ assistent på inngangsnivå.
Tittelen administrasjonsassistent på inngangsnivå kan også brukes som et bredere begrep for å beskrive stillinger som resepsjonist, kundeservicerepresentant, arkiveringsansvarlig eller dataregistreringsansvarlig, hvis stillingen krever et lite nivå av opplæring og spesialiserte ferdigheter. Selv om de fleste inngangsnivåstillinger ikke krever mye tidligere yrkeserfaring eller opplæring, kan den konkurransedyktige arten av jobbjakten bety at noen som har disse kvalifikasjonene kan ha et konkurransefortrinn i å sikre en administrativ assistentjobb på inngangsnivå. Tittelen på nivået innebærer også rom for vekst i organisasjonen, for eksempel en forfremmelse til en mer administrativ stilling.