Hvad gør en legitimationsassistent?
En legitimationsassistent yder support på en arbejdsplads, hvor personalet har brug for at have licenser og legitimationsoplysninger til at arbejde, såsom et hospital eller en veterinærklinik. I nogle tilfælde arbejder folk uafhængigt og fører tilsyn med godkendelsesprocessen, mens i andre fører en overordnet tilsynsførende overvåger en assistents arbejde. Job på dette felt kræver normalt et gymnasiumseksamen og mindst et års erfaring inden for sundhedsområdet sammen med gode organisationsevner og en opmærksomhed for detaljer. Evnen til at arbejde med fortrolige oplysninger kræves også.
Godkendelsesassistenten fører en liste over alt personale og deres legitimationsoplysninger og kvalifikationer. Når de begynder at udløbe, kan assistenten minde folk om, at de har brug for at fornye dem. I nogle tilfælde kan dette involvere udarbejdelse af en ansøgning på vegne af en medarbejder og indsamling af underlagsdokumentation. Andre arbejdspladser kræver, at medarbejderne håndterer deres egne applikationer, skønt de kan mødes med en certificeringsassistent for at få hjælp.
Når medarbejdere gennemfører uddannelse, der giver dem ret til certificering, følger oplysningsassistenten op for at sikre, at der udstedes dokumentation. Disse oplysninger registreres i medarbejderens fil, så de periodisk kan fornyes, hvilket sikrer, at legitimationsoplysningerne forbliver gyldige. Hvis tilsynsmyndighederne anmoder om oplysninger om licenser, kan godkendelsesassistenten fremlægge den ønskede dokumentation. Medarbejdere kan blive stresset af revisioner, og at videregive dokumentationsarbejdet til en anden part kan give dem mulighed for at fokusere på at besvare spørgsmål og arbejde med revisorer.
Ud over at håndtere legitimationsoplysninger for individuelle medarbejdere, kan dette job også omfatte facilitetscertificeringer. Miljøer som hospitaler kan være nødvendigt at blive certificeret af sundhedsafdelinger for at bekræfte, at de er sikre og overholder alle gældende love og koder. Den legitimationsassistent opretholder typisk dokumentation om inspektioner og godkendelser og samarbejder med regeringsrepræsentanter, når de anmoder om et besøg på stedet. Andre administratorer kan stole på dette medarbejder for at holde facilitetens certificeringer aktuelle.
Organiseringsevner er nøglen til dette arbejde for at holde styr på en række legitimationsoplysninger, der kan udløbe på forskellige tidspunkter, hver med deres egne krav til fornyelse. Det hjælper også at være fortrolig med branchen, da dette kan hjælpe med at give assistenter til at samle papirerne, de har brug for hurtigere. Kommunikationsfærdigheder er også vigtige, da jobbet kræver, at man snakker med en række mennesker, herunder travle medarbejdere, der måske ikke holder øje med oplysninger om deres legitimationsoplysninger. Personer, der arbejder i ledende stillinger, kan få administrativ support på et stort anlæg til at hjælpe dem med at vedligeholde rettidige og nøjagtige filer.