Vad gör en referensassistent?
En referensassistent ger stöd på en arbetsplats där personal måste ha licenser och legitimationsbevis för att arbeta, till exempel ett sjukhus eller veterinärklinik. I vissa fall arbetar människor självständigt och övervakar referensprocessen, medan i andra övervakar en högre referensledare en assistentarbete. Jobb inom detta område kräver vanligtvis ett gymnasieexamen och minst ett års erfarenhet inom sjukvårdsområdet, tillsammans med god organisationsförmåga och en uppmärksamhet på detaljer. Förmågan att arbeta med konfidentiell information krävs också.
Intygsassistenten har en lista över all personal och deras referenser och kvalifikationer. När de börjar löpa ut kan assistenten påminna människor om att de behöver förnya dem. I vissa fall kan detta handla om att förbereda en ansökan på anställdas vägnar och samla in underlagsdokumentation. Andra arbetsplatser kräver att de anställda ska hantera sina egna applikationer, även om de kan träffa en referensassistent för att få hjälp.
När anställda avslutar utbildning som berättigar till certifiering följer referensassistenten upp för att se till att dokumentation utfärdas. Denna information registreras i anställdas fil så att den kan förnyas regelbundet, vilket säkerställer att integriteten förblir giltig. Om tillsynsmyndigheterna begär information om licenser, kan referensassistenten tillhandahålla den begärda dokumentationen. Anställda kan bli stressade av revisioner, och att vidarebefordra dokumentationsarbetet till en annan part kan låta dem fokusera på att svara på frågor och arbeta med revisorer.
Förutom att hantera referenser för enskilda anställda, kan det här jobbet även innehålla certifieringar för anläggningar. Miljöer som sjukhus kan behöva certifieras av hälsoavdelningar för att bekräfta att de är säkra och följer alla tillämpliga lagar och koder. Utbildningsassistenten har vanligtvis dokumentation om inspektioner och godkännanden och arbetar med regeringsrepresentanter när de begär ett webbplatsbesök. Andra administratörer kan lita på att den här medarbetaren ska hålla anläggningens certifieringar uppdaterade.
Organiseringsförmågor är nyckeln för detta arbete, för att hålla reda på en mängd referenser som kan löpa ut vid olika tidpunkter, var och en med sina egna krav på förnyelse. Det hjälper också att bekanta sig med branschen, eftersom det kan hjälpa tilläggsassistenter att samla in de pappersarbeten de behöver snabbare. Kommunikationsförmåga är också viktigt, eftersom jobbet kräver att man pratar med en mängd människor, inklusive upptagna anställda som kanske inte ägnar stor uppmärksamhet åt information om deras referenser. Personer som arbetar i ledande befattningar kan få administrativt stöd på en stor anläggning för att hjälpa dem att hålla i rätt tid och korrekta filer.