¿Cuáles son los mejores consejos para la gestión de la mesa de ayuda?
La gestión de una mesa de ayuda es una función importante en muchos tipos diferentes de organizaciones. Las empresas, la universidad y las universidades, e incluso los municipios hacen uso de los escritorios de ayuda para ayudar a los clientes y otros con una variedad de preguntas y preocupaciones. Para participar en una gestión efectiva de la mesa de ayuda, los gerentes deben dar el ejemplo cuando se trata de una buena comunicación, generando respeto por todos los involucrados y asegurarse de que todo el personal de la mesa de ayuda esté debidamente capacitado y actualizado en términos de información y procedimientos.
Una de las primeras cosas a tener en cuenta con la gestión de la mesa de ayuda es la necesidad de promover una comunicación efectiva en todos los niveles de la operación del escritorio. Esto significa que los gerentes y el personal de apoyo deben poder comunicarse de manera sucinta y clara, lo que ayuda a minimizar el potencial de malentendidos que podrían socavar la función del escritorio y tener un impacto negativo en la capacidad del escritorio para proporcionar asistente competente.a otros. Aquí, el gerente debe liderar en términos de uso de estrategias de comunicación sólidas que mantengan al personal informado y equipado para ayudar a cualquiera que busque asistencia.
Junto con las comunicaciones internas sólidas, la gestión de la mesa de ayuda también implica ayudar al personal de la mesa de ayuda a desarrollar habilidades que faciliten la comunicación de los clientes. Esto significa que capacitar activamente al personal no solo en términos del tipo de información para dispensar, sino también cómo transmitir esa información utilizando la verborje que los clientes pueden entender. Al mismo tiempo, asegurarse de que el personal esté capacitado en cómo escuchar de manera efectiva a los clientes, hacer preguntas aclaratorias y, en general, trabajar con los clientes para identificar exactamente lo que se necesita antes de intentar responder es muy importante. El resultado final es un cliente que se siente escuchado, un elemento que puede contribuir en gran medida a desactivar una situación negativa y mantener la relación ingenioh El cliente positivo.
La gestión de la mesa de ayuda implica tomarse el tiempo para realizar evaluaciones de desempeño con los empleados de manera regular. Cuando se usa mejor, este es un momento para que el gerente y el empleado identifiquen áreas de fuerza, así como áreas donde se podría hacer una mejora que a su vez ayuda a que la mesa de ayuda sea más efectiva. El enfoque de las evaluaciones no es solo en el conjunto de habilidades del empleado, sino también una oportunidad para que los empleados hagan sugerencias sobre cómo mejorar la función de la mesa de ayuda. Si bien los empleados siempre deben sentirse libres de sugerir nuevas ideas a los gerentes, incorporar esta oportunidad al final de la evaluación a menudo puede producir algunas ideas efectivas y también reforzar al empleado de que él o ella es una parte importante del equipo.
El apoyo al equipo también es un aspecto importante de la gestión de la mesa de ayuda. El personal debe sentirse seguro de que el gerente estará allí para ofrecer asistencia en caso de que ocurra algo que se produzcaY en el alcance de la capacitación o experiencia del empleado. Cuando los empleados tienen confianza y confianza en la capacidad del gerente para apoyarlos a través de cualquier cosa, la sensación de ser un equipo aumenta y, en última instancia, sirve a todos para la mejor ventaja.
La gestión efectiva de la mesa de ayuda también implica asegurarse de que todos los conectados con el escritorio se traten con respeto. La gestión del personal de una manera que reconoce sus contribuciones mientras trabaja con ellos para que el escritorio funcione de manera más eficiente es de importancia primordial. Al reconocer el valor de todo el personal de la mesa de ayuda, asegurarse de que todos estén actualizados sobre políticas y procedimientos, y estar preparados para ayudar a los empleados con situaciones difíciles, el proceso de gestión de la mesa de ayuda procederá sin problemas, beneficiando a todos los involucrados.