¿Cuáles son los diferentes tipos de trabajos de coordinadores de reuniones?
Cuando las empresas u otras organizaciones desean organizar una reunión de eventos de profesionales, la mayoría contrata a un coordinador de reuniones, también conocido como coordinador o planificador de eventos de la conferencia, para supervisar los detalles. En general, los trabajos de coordinadores de reuniones son responsables de la planificación y organización de los detalles previos a la fecha del evento. El aspecto de planificación puede requerir que los coordinadores de reuniones cubran una amplia gama de tareas. La organización es generalmente una habilidad importante, ya que los trabajos del coordinador de reuniones deben determinar el formato apropiado basado en los objetivos de la entidad organizadora.
Los coordinadores de la conferencia son responsables de planificar varios pasos detallados de un evento. Estos pasos generalmente incluyen seleccionar un sitio para alojar el evento y contactar a los presentadores. Otros pasos previos a la fecha del evento pueden incluir la organización de la catering de las comidas y la preparación de materiales de conferencia.
El tamaño del evento puede determinar el nivel de tareas que aquellos con trabajos de coordinadores de reuniones deben cumplir. GrandeLos eventos de escala E a menudo requieren muchos pasos logísticos importantes para garantizar que los detalles no se pasen por alto. Tales detalles importantes incluyen asegurar a los presentadores y confirmar la disponibilidad del sitio. Pequeños eventos, como una reunión para un departamento, pueden involucrar tareas para menos asistentes dentro de la empresa. Estas tareas podrían incluir la reserva de un espacio para reuniones, el envío de invitaciones electrónicas a los empleados para asistir, ordenar comidas y asegurar las necesidades de audiovisuales.
Perteneciente al sitio del evento, los coordinadores de reuniones pueden trabajar en estrecha colaboración con un representante del lugar. Esta interacción normalmente se requiere para determinar si el lugar puede acomodar la fecha, el número de asistentes, las comidas, el equipo audiovisual y cualquier otra necesidad. Otra responsabilidad de esta tarea incluye asegurar un acuerdo de contrato con el representante del sitio del evento.
Una vez que se asegura el lugar, el planificador de eventos comienzaOrganización de los detalles restantes del evento. Esto puede incluir la preparación de materiales de conferencia. Algunos trabajos de coordinadores de reuniones también son responsables de comunicarse con los presentadores para determinar las necesidades como los acuerdos de viaje, el ayudas de presentación y un estipendio para la participación.
La preparación para la fecha del evento generalmente requiere la administración de detalles antes y durante el evento. Antes del evento, los coordinadores de reuniones asegurarán el alojamiento del hotel para los presentadores y prepararán materiales de conferencia, por ejemplo. Durante el evento, la mayoría de las tareas implican manejar el registro de asistentes y garantizar que las salas de reuniones estén listas antes del inicio de una sesión.
Al final del evento, los coordinadores de reuniones pueden necesitar evaluar el éxito del evento. Por lo general, los asistentes y presentadores reciben encuestas para proporcionar comentarios sobre todos los aspectos del evento. Esto puede ayudar al coordinador de la reunión a hacer arreglos para un evento futuro.
Dentro de algunas empresas, el trabajo de coordinadores de reunionesS también puede requerir supervisar los costos asociados con el evento. Los coordinadores de reuniones pueden necesitar pronosticar los costos y garantizar que los gastos se mantengan dentro del presupuesto. Estos costos generalmente incluyen el pago a presentadores, catering y el cumplimiento del contrato del lugar.