Hvad er de forskellige typer Front Office-software?
Front office-software er en kritisk del af den daglige drift i de fleste virksomheder. Der er mange forskellige typer front office-software, skønt ikke alle kontorer deler de samme softwarebehov. Ofte anvendte softwareprogrammer i et front office kan omfatte tekstbehandling, grafisk design og planlægningsprogrammer. Andre vigtige typer front office-software er maskinrelaterede programmer, kontantregistreringsprogrammer og reservationssoftware.
Ordbehandlingsprogrammer er en af de mest basale og vidt anvendte typer front office-software. Disse programmer tillader oprettelse og opbevaring af tekstbaserede dokumenter og kan omfatte yderligere funktioner såsom regnearksprogrammer eller oprettelse af firmabrevhoved og visitkort. Mens næsten alle computere har en indbygget tekstprocessor, foretrækker nogle kontorer muligvis at installere et andet program eller downloade en gratis tekstbehandler til internettet. Ud over en grundlæggende tekstbehandler bruger frontkontorer også programmer, der tillader oprettelse af bærbare dokumentfiler eller PDF-filer. Dette er specielle filer, der kan læses på næsten enhver computer, selvom den ikke deler den samme tekstbehandler.
Grafiske designprogrammer bruges i front office til oprettelse af billeder. Design af menuer, brochurer, logoer eller andre grafikbaserede genstande kan alle udføres internt med grafisk software. Avancerede grafiske programmer tillader oprettelse af detaljerede, kunstneriske billeder med hundreder af muligheder for at tilpasse og forbedre designet. Grundlæggende grafikprogrammer, hvoraf nogle kan downloades gratis online, er gode til fotoredigering og oprettelse af enkle grafiske billeder.
Planlægningssoftware hjælper frontkontoret med at holde dagen kørende. Denne type software er yderst nyttig på medicinske kontorer eller i enhver organisation, hvor de fleste daglige aktiviteter er baseret på en række møder eller aftaler. Brugere kan indtaste oplysninger om tidspunktet og datoen for en aftale samt oplysninger om klienten eller kunden og den person, han eller hun vil møde. Brug af et planlægningssoftwareprogram kan hjælpe med at sikre, at enhver person ved, hvor han eller hun skal være i løbet af dagen, og kan hjælpe med at tackle aflysninger eller ændringer effektivt.
Maskinrelateret front office-software hjælper brugere med at tilslutte deres computer til eksterne enheder. Dette kan omfatte software til scannere, printere, faxer og endda telefonsystemer. De fleste eksterne enheder leveres med deres egen software, og maskiner er muligvis kun kompatible med computere, der har den inkluderede software installeret.
Mange butikker og detailfaciliteter bruger nu computerbaserede kassasystemer, som kræver specifik software. På et frontkontor kan kontantregistreringssoftware være nyttig, hvis kontoransatte forventes at behandle kontante og kredittransaktioner regelmæssigt. Hotellets frontkontorer håndterer for eksempel ofte betaling for værelser og tjenester under indtjekning. Da de fleste arbejdstagere på entry-level ikke er bekendt med kasseapparat-software, er gode træningsprogrammer nødvendige for at hjælpe dem med at komme op i hastigheden og reducere fejl.
Hoteller, restauranter og lejetjenester kan også bruge front office-software, der er specialiseret i administration af reservationer. Denne type software kan forbedre effektiviteten ved at sikre sig, at intet er dobbeltbooket, og at kunderne kommer ind og afslutter i en ordentlig strøm. Ligesom med cash-registry software, kan det tage et par uger at lære, især for nye medarbejdere.