¿Cuáles son los mejores consejos para la gestión de eventos?
Los mejores consejos para la gestión de eventos son delegar tareas, seleccionar un lugar apropiado, planificar lo inesperado y atender a las personas clave. Dependiendo del tamaño del evento, el administrador del evento puede necesitar asistencia para disminuir la probabilidad de errores. Elegir el lugar adecuado es muy importante, ya que algunos de los mayores problemas que se pueden evitar están relacionados con el lugar. Los gerentes de eventos también deben tener planes de contingencia y probar todos los equipos por adelantado. Se debe tener en cuenta y atender a las personas clave, como oradores, artistas y artistas, para evitar interrupciones en el horario.
Delegar tareas es clave para la gestión exitosa de eventos porque ayuda a garantizar que todos los aspectos del evento estén cubiertos. Los gerentes de eventos deben contar con un equipo capacitado que verifique que todo se haya contabilizado y esté disponible para manejar posibles problemas. Para eventos más pequeños, tener un asistente en lugar de un equipo de administración de eventos puede ser más práctico.
Elegir el lugar es una decisión que puede hacer o deshacer un evento. Si un cliente aún no tiene un lugar en mente, el gerente del evento deberá averiguar exactamente qué espera el cliente, cuántas personas debe tener el lugar y si hay consideraciones especiales que deben hacerse. Por ejemplo, un taller puede requerir más espacio porque la mesa y las sillas son necesarias, mientras que un evento de oratoria puede ser en un área más pequeña. Algunas consideraciones especiales que deben tenerse en cuenta son áreas para servir comida, acceso para discapacitados, espacio dedicado para bailar, áreas para artistas y características de seguridad para efectos especiales como fuegos artificiales.
Deben hacerse planes de contingencia para todo lo que pueda salir mal, como fallas en los equipos, altavoces tardíos y mal tiempo. Crear un plan para cada posible falla puede ayudar al gerente de eventos a mantener la calma cuando se encuentra con un problema. En caso de crisis, las copias de seguridad ya estarán disponibles y las opciones estarán disponibles.
Es importante atender a las personas clave para evitar demoras o cancelaciones. Esto puede significar recoger oradores o artistas del aeropuerto, asegurarse de que sus alojamientos sean cómodos, tenerlos en cuenta el día del evento y garantizar que se satisfagan todas sus necesidades y que estén contentos. Satisfacer las necesidades de los oradores o animadores les ayudará a ubicarse más rápido y a estar más preparados mentalmente para el evento.