Hvad er de bedste tip til begivenhedsstyring?
De bedste tip til begivenhedsstyring er at delegere opgaver, vælge et passende sted, planlægge det uventede og imødekomme nøglepersoner. Afhængig af størrelsen på begivenheden kan eventstyreren have brug for hjælp for at mindske sandsynligheden for fejl. Valg af det rigtige sted er meget vigtigt, da nogle af de største problemer, der kan undgås, er relateret til lokaliten. Eventledere skal også have beredskabsplaner på plads og teste alt udstyr på forhånd. Nøglepersoner, såsom talere, underholdere og kunstnere, skal redegøres for og imødekommes for at undgå forstyrrelser i tidsplanen.
Delegering af opgaver er nøglen til vellykket begivenhedsstyring, fordi det hjælper med at sikre, at alle aspekter af begivenheden er dækket. Eventledere skal have et trænet team på plads, der vil verificere, at alt er blevet redegjort for og være tilgængeligt til at håndtere potentielle problemer. For mindre begivenheder kan det være mere praktisk at have en assistent i stedet for et event management team.
Valg af lokalitet er en beslutning, der enten kan gøre eller ødelægge en begivenhed. Hvis en klient ikke allerede har et mødested i tankerne, skal events manager finde ud af, hvad klienten forventer, hvor mange mennesker lokalet skal have, og hvis der er særlige overvejelser, der skal tages. For eksempel kan et værksted kræve mere plads, fordi bord og stole er nødvendige, mens en talende begivenhed kan være i et mindre område. Nogle særlige overvejelser, der muligvis skal redegøres for, er områder til servering af mad, handicapadgang, dedikeret danseplads, områder til underholdere og sikkerhedsfunktioner til specialeffekter såsom fyrværkeri.
Der skal laves beredskabsplaner for alt, hvad der kan gå galt, såsom udstyrsfejl, sene højttalere og dårligt vejr. Oprettelse af en plan for hver mulig fejl kan hjælpe begivenhedsadministratoren med at forblive rolig, når man støder på et problem. I tilfælde af en krise vil sikkerhedskopieringer allerede være på plads, og indstillingerne vil være let tilgængelige.
Catering til nøglemennesker er vigtigt for at undgå forsinkelser eller aflysninger. Dette kan betyde at man henter højttalere eller underholdere fra lufthavnen, sørger for, at deres opholdsrum er behagelige, gør rede for dem på begivenhedsdagen og sikrer, at alle deres behov bliver opfyldt, og at de er tilfredse. At imødekomme behovene hos højttalere eller underholdere vil hjælpe dem med at blive placeret hurtigere og være mere mentalt forberedt til begivenheden.