Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania wydarzeniami?
Najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania wydarzeniami to delegowanie zadań, wybranie odpowiedniego miejsca, zaplanowanie nieoczekiwanego i zaspokoić potrzeby kluczowych osób. W zależności od wielkości wydarzenia menedżer wydarzenia może potrzebować pomocy w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa błędów. Wybór właściwego miejsca jest bardzo ważny, ponieważ niektóre z największych problemów, których można uniknąć, są związane z miejscem. Kierownicy imprez powinni również mieć plany awaryjne i wcześniej przetestować cały sprzęt. Kluczowi ludzie, tacy jak mówcy, artyści i wykonawcy, powinni być rozliczani i obsługiwani, aby uniknąć zakłóceń w harmonogramie.
Delegowanie zadań jest kluczem do udanego zarządzania wydarzeniem, ponieważ pomaga zapewnić, że wszystkie aspekty wydarzenia są uwzględnione. Menedżerowie wydarzeń powinni mieć przeszkolony zespół, który sprawdzi, czy wszystko zostało rozliczone i będzie dostępny, aby poradzić sobie z potencjalnymi problemami. W przypadku mniejszych wydarzeń bardziej praktyczne może być posiadanie asystenta zamiast zespołu zarządzającego wydarzeniem.
Wybór miejsca jest decyzją, która może albo podjąć, albo przerwać wydarzenie. Jeśli klient nie ma jeszcze na myśli miejsca, kierownik wydarzenia będzie musiał dowiedzieć się dokładnie, czego oczekuje klient, ile osób powinno pomieścić miejsce i czy należy wziąć pod uwagę szczególne okoliczności. Na przykład warsztat może wymagać więcej miejsca, ponieważ stolik i krzesła są potrzebne, a mówienie może odbywać się na mniejszym obszarze. Niektóre specjalne względy, które mogą wymagać uwzględnienia, to obszary, w których można podawać jedzenie, dostęp dla osób niepełnosprawnych, dedykowane miejsca do tańca, miejsca dla artystów i zabezpieczenia dla efektów specjalnych, takich jak fajerwerki.
Należy opracować plany awaryjne na wszystko, co może pójść nie tak, jak awarie sprzętu, spóźnione głośniki i zła pogoda. Utworzenie planu dla każdej możliwej awarii może pomóc menedżerowi zdarzeń zachować spokój podczas napotkania problemu. W przypadku kryzysu kopie zapasowe będą już dostępne, a opcje będą łatwo dostępne.
Catering dla kluczowych osób jest ważny dla uniknięcia opóźnień lub odwołań. Może to oznaczać odbiór mówców lub artystów z lotniska, upewnienie się, że ich miejsca noclegowe są wygodne, uwzględnienie ich w dniu imprezy i zapewnienie, że wszystkie ich potrzeby zostaną spełnione i że będą zadowoleni. Zaspokojenie potrzeb prelegentów i artystów pomoże im szybciej się umiejscowić i być bardziej przygotowanym mentalnie na to wydarzenie.