Jaké jsou nejlepší tipy pro správu událostí?
Nejlepší tipy pro správu událostí jsou delegování úkolů, výběr vhodného místa, plánování neočekávaných událostí a zajištění klíčových lidí. V závislosti na velikosti události může správce událostí potřebovat pomoc, aby se snížila pravděpodobnost chyb. Výběr správného místa je velmi důležitý, protože některé z největších problémů, kterým se lze vyhnout, souvisí s místem konání. Vedoucí událostí by také měli mít zavedeny pohotovostní plány a předem vyzkoušet veškeré vybavení. Klíčoví lidé, jako jsou řečníci, baviči a umělci, by měli být zaúčtováni a ošetřováni, aby nedošlo k narušení harmonogramu.
Delegování úkolů je klíčem k úspěšnému řízení událostí, protože pomáhá zajistit pokrytí všech aspektů události. Manažeři událostí by měli mít školený tým, který ověří, že vše bylo zaúčtováno a že je k dispozici pro řešení potenciálních problémů. Pro menší akce může být praktičtější mít asistenta místo týmu pro správu událostí.
Výběr místa je rozhodnutí, které může událost provést nebo přerušit. Pokud klient nemá místo konání, bude muset event manager zjistit, co přesně klient očekává, kolik lidí by místo konání mělo mít a pokud existují zvláštní úvahy, které je třeba učinit. Například dílna může vyžadovat více místa, protože jsou nezbytné stoly a židle, zatímco řečnická událost může být v menší oblasti. Některé zvláštní úvahy, které mohou být nutné vzít v úvahu, jsou oblasti, kde se podává jídlo, přístup pro handicapované, vyhrazený taneční prostor, prostory pro baviče a bezpečnostní prvky pro speciální efekty, jako je ohňostroj.
Je třeba vypracovat pohotovostní plány pro vše, co by se mohlo pokazit, jako jsou poruchy zařízení, reproduktory a špatné počasí. Vytvoření plánu pro každou možnou poruchu může pomoci manažerovi událostí zůstat v klidu, když narazí na problém. V případě krize již budou existovat zálohy a budou snadno dostupné možnosti.
Stravování pro klíčové lidi je důležité pro zamezení zpoždění nebo zrušení. To může znamenat vyzvednutí řečníků nebo bavičů z letiště, ujistit se, že jejich ubytování je pohodlné, zaúčtovat je v den akce a zajistit, aby byly uspokojeny všechny jejich potřeby a aby byly šťastné. Přizpůsobení se potřebám řečníků nebo bavičů jim pomůže rychleji se postavit a být mentálně připraveni na akci.