Was sind die besten Tipps für Event Management?
Die besten Tipps für das Event-Management sind, Aufgaben zu delegieren, einen geeigneten Veranstaltungsort auszuwählen, das Unerwartete zu planen und wichtige Personen zu bedienen. Abhängig von der Größe der Veranstaltung benötigt der Veranstaltungsmanager möglicherweise Unterstützung, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern. Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist sehr wichtig, da einige der größten Probleme, die vermieden werden können, mit dem Veranstaltungsort zusammenhängen. Eventmanager sollten auch Notfallpläne haben und alle Geräte im Voraus testen. Schlüsselpersonen wie Redner, Entertainer und Interpreten sollten berücksichtigt und versorgt werden, um Unterbrechungen des Zeitplans zu vermeiden.
Das Delegieren von Aufgaben ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Event-Management, da hierdurch sichergestellt wird, dass alle Aspekte des Events abgedeckt werden. Eventmanager sollten ein geschultes Team vor Ort haben, das überprüft, ob alles berücksichtigt wurde und verfügbar ist, um potenzielle Probleme zu lösen. Bei kleineren Veranstaltungen ist es möglicherweise praktischer, einen Assistenten anstelle eines Event-Management-Teams zu haben.
Die Wahl des Veranstaltungsortes ist eine Entscheidung, die eine Veranstaltung entweder treffen oder brechen kann. Wenn ein Kunde noch keinen Veranstaltungsort im Auge hat, muss der Eventmanager genau herausfinden, was der Kunde erwartet, wie viele Personen der Veranstaltungsort aufnehmen sollte und ob besondere Überlegungen erforderlich sind. Beispielsweise benötigt ein Workshop möglicherweise mehr Platz, da Tisch und Stühle erforderlich sind, während eine Rede in einem kleineren Bereich stattfinden kann. Einige besondere Überlegungen, die berücksichtigt werden müssen, sind Bereiche zum Servieren von Speisen, Zugang für Behinderte, Tanzflächen, Bereiche für Unterhalter und Sicherheitsfunktionen für Spezialeffekte wie Feuerwerk.
Notfallpläne müssen für alles erstellt werden, was schief gehen könnte, z. B. Geräteausfälle, verspätete Lautsprecher und schlechtes Wetter. Das Erstellen eines Plans für jeden möglichen Fehler kann dem Ereignismanager helfen, bei Problemen ruhig zu bleiben. Im Krisenfall sind bereits Backups vorhanden und Optionen sind verfügbar.
Die Betreuung wichtiger Personen ist wichtig, um Verspätungen oder Stornierungen zu vermeiden. Dies kann bedeuten, dass Redner oder Animateure vom Flughafen abgeholt werden, dass ihre Unterkünfte komfortabel sind, dass sie am Tag der Veranstaltung berücksichtigt werden und dass alle ihre Bedürfnisse erfüllt werden und dass sie zufrieden sind. Durch die Berücksichtigung der Bedürfnisse von Rednern oder Animateuren können sie sich schneller zurechtfinden und sind mental besser auf die Veranstaltung vorbereitet.