¿Cuáles son los diferentes trabajos de administrador de front office?
Un gerente de recepción es un trabajo importante en muchas organizaciones diferentes. Además de tener tareas de supervisión sobre los empleados junior, el gerente de la oficina principal es a menudo la cara pública del negocio. Los trabajos de gerente de recepción pueden contener docenas de diferentes tipos de tareas, según el tipo de empresa y el alcance del puesto. La experiencia en el manejo de las tareas de oficina y las habilidades de servicio al cliente a menudo son calificaciones importantes en muchos trabajos de gerente de oficina.
Una oficina principal es generalmente el punto de encuentro entre clientes o clientes y el negocio. El gerente de la oficina principal puede ser la primera persona con la que se reúne un cliente y, por lo tanto, es muy importante para la imagen de la empresa. Los trabajos de gerente de recepción generalmente requieren mucha interacción del cliente, desde saludar a los clientes hasta proporcionar a los clientes VIP servicios exclusivos. Los gerentes de recepción pueden terminar convirtiéndose en árbitros en conflictos entre la empresa y un cliente enojado, por lo que las excelentes habilidades de gestión de conflictos a menudo son una ventaja.
Además de tratar con el público, muchos trabajos de gerente de oficina incluyen supervisión de todas las tareas administrativas de oficina. Esto puede incluir trabajos básicos de oficina, tales como fax, envío y recepción de correo diario, programación de reuniones, toma de mensajes y archivo. Además, el gerente de la oficina principal puede estar a cargo de los eventos de los empleados de la organización, como fiestas de fin de año o boletines periódicos para los miembros de la compañía. La capacidad de pensar creativamente sobre la moral y las mejoras de los empleados puede ser crítica en muchos trabajos de gerente de oficina.
Es importante que un gerente comprenda al menos un poco sobre cada departamento en su lugar de trabajo, ya que los trabajos de oficina pueden provenir de todas las áreas de una empresa. Aprender lo que hace cada departamento ayuda a garantizar que los problemas correctos lleguen a las personas adecuadas, así como a establecer la cadena de mando adecuada para todas las preguntas y preocupaciones. Puede tomar algún tiempo para que un nuevo gerente de la oficina principal comprenda lo que maneja cada departamento, pero es importante hacer preguntas para garantizar la eficiencia lo antes posible.
Los gerentes de recepción pueden tener la tarea de contratar y capacitar a los trabajadores de recepción. El gerente no solo debe tener un conocimiento profundo de las funciones de la oficina, sino que debe poder transmitir ese conocimiento a los nuevos trabajadores, algunos sin experiencia previa. Los empleados de oficina son con frecuencia un equipo ajustado que comparte responsabilidades y deben poder dividir las tareas de manera justa y eficiente. Un buen gerente de recepción entenderá cómo liderar y delegar, pero también promover un ambiente amigable y respetuoso.