Hvad er de forskellige Front Office Manager-job?
En front office manager er et vigtigt job i mange forskellige organisationer. Ud over at have tilsynsopgaver over junioransatte er front office manager ofte virksomhedens offentlige ansigt. Front office manager-job kan indeholde snesevis af forskellige typer opgaver, afhængigt af virksomhedstype og stillingens omfang. Erfaring med håndtering af kontoropgaver og kundeservicefærdigheder er ofte vigtige kvalifikationer i mange job på front office manager.
Et frontkontor er generelt mødestedet mellem kunder eller klienter og virksomheden. Front office manager kan være den første person, som en klient møder, og er derfor meget vigtig for virksomhedens image. Front office manager-job kræver typisk masser af kundeinteraktion, fra at hilse kunder til at give VIP-kunder eksklusive tjenester. Front office-ledere kan ende med at blive dommer i konflikter mellem virksomheden og en vred klient, så fremragende konflikthåndteringsevner er ofte et plus.
Ud over at beskæftige sig med offentligheden inkluderer mange front office manager-job overvågning af alle kontoradministrative opgaver. Dette kan omfatte grundlæggende kontorjob som fax, daglig postforsendelse og modtagelse, planlægning af møder, modtagelse af meddelelser og arkivering. Derudover kan front office manager være ansvarlig for organisationens medarbejderbegivenheder, såsom feriefester eller regelmæssige nyhedsbreve for virksomhedsmedlemmer. Evnen til at tænke kreativt om medarbejdernes moral og forbedringer kan være kritisk i mange job på front office manager.
Det er vigtigt for en leder at forstå mindst lidt om hver afdeling på hans eller hendes arbejdsplads, da kontorjob kan komme fra alle områder af en virksomhed. At lære, hvad hver afdeling gør, hjælper med at sikre, at de rigtige problemer går til de rigtige mennesker, samt etablere den rette kommandokæde for alle spørgsmål og bekymringer. Det kan tage lidt tid for en ny front office manager at få fat i, hvad hver afdeling håndterer, men det er vigtigt at stille spørgsmål for at sikre effektivitet så tidligt som muligt.
Front office-ledere kan have til opgave at ansætte og uddanne ansatte på front office. Ikke kun skal lederen have en grundig forståelse af kontorets funktioner, han eller hun skal være i stand til at formidle denne viden til nye medarbejdere, nogle uden nogen tidligere erfaring. Kontoransatte er ofte et stramt team, der deler ansvar og skal være i stand til at opdele opgaver retfærdigt og effektivt. En god front office manager vil forstå, hvordan man leder og delegerer, men også fremmer en venlig og respektfuld atmosfære.