Jaké jsou různé úlohy správce front office?

Front office manager je důležitou prací v mnoha různých organizacích. Kromě úkolů dohledu nad juniorskými zaměstnanci je front office manager často veřejnou tváří podniku. Funkce front office manager mohou obsahovat desítky různých typů úkolů, v závislosti na typu společnosti a rozsahu pozice. Zkušenosti s vyřizováním kancelářských povinností a dovednostmi v oblasti služeb zákazníkům jsou často důležitou kvalifikací v mnoha pozicích vedoucích pracovníků front office.

Front office je obecně místem setkání mezi zákazníky nebo klienty a obchodem. Manažer front office může být první osobou, se kterou se klient setká, a proto je pro image společnosti velmi důležitý. Pracovní místa front office managerů obvykle vyžadují spoustu interakce se zákazníky, od pozdravů zákazníků až po poskytování exkluzivních služeb VIP klientům. Manažeři front office se mohou stát rozhodčími v konfliktech mezi obchodem a rozzlobeným klientem, takže vynikající dovednosti v oblasti řešení konfliktů jsou často plusem.

Kromě jednání s veřejností zahrnuje mnoho front office managerů také dohled nad veškerými administrativními úkoly. To může zahrnovat základní kancelářské práce, jako je faxování, každodenní doručování a přijímání pošty, plánování schůzek, přijímání zpráv a archivování. Kromě toho může mít vedoucí front office na starosti organizování zaměstnaneckých akcí, jako jsou sváteční večírky nebo pravidelné zpravodaje pro členy společnosti. Schopnost kreativně myslet na morálku zaměstnanců a zlepšování může být v mnoha front office manažerských funkcích kritická.

Je důležité, aby manažer rozuměl alespoň trochu o každém oddělení na svém pracovišti, protože kancelářské práce mohou pocházet ze všech oblastí společnosti. Poznání toho, co každé oddělení dělá, pomáhá zajistit, aby správné problémy směřovaly ke správným lidem, a také vytvořit vhodný řetěz velení pro všechny otázky a obavy. Může trvat nějakou dobu, než se nový vedoucí front office seznámí s tím, co zvládne každé oddělení, ale je důležité klást otázky, aby byla zajištěna účinnost co nejdříve.

Manažeři front office mohou být pověřeni najímáním a školením pracovníků front office. Manažer musí mít nejen důkladné porozumění funkcím úřadu, ale musí být schopen předávat tyto znalosti novým pracovníkům, někteří bez předchozích zkušeností. Administrativní pracovníci jsou často úzkým týmem, který sdílí odpovědnosti a musí být schopen spravedlivě a efektivně rozdělit úkoly. Dobrý vedoucí front office pochopí, jak vést a delegovat, ale také podporovat přátelskou a respektující atmosféru.