¿Qué hace un coordinador de registros?
Un coordinador de registros es una persona que organiza y administra archivos en papel, archivos electrónicos o ambos. Estas personas suelen ser empleadas por instituciones gubernamentales, universidades o centros médicos. Para realizar este trabajo de manera efectiva, un coordinador de registros debe ser extremadamente organizado y mantener la confidencialidad. Algunos deberes laborales comunes asociados con este puesto incluyen la presentación de formularios, el acceso a formularios para individuos, la supervisión de subordinados, la obtención de los datos necesarios para los informes y la creación de informes.
La presentación rutinaria de formularios es una de las responsabilidades más fundamentales de un coordinador de registros. Cada vez que se necesita archivar un formulario, depende de él clasificarlo y colocarlo en el lugar apropiado. Este deber requiere que se organice un coordinador de registros y que tenga un conocimiento profundo de los registros que mantiene. Además, necesitará organizar constantemente los registros para garantizar que todos los formularios estén en la ubicación correcta. En algunos casos, también puede necesitar ocasionalmente destruir ciertos registros, como documentos legales, después de un período de tiempo designado.
Acceder a los registros de las personas también es una gran parte de este trabajo. Por ejemplo, si está trabajando en una universidad, podría necesitar localizar los registros de los estudiantes para recopilar información. Si está trabajando en una institución gubernamental, es posible que deba acceder a documentos legales. Este aspecto del trabajo requiere total confidencialidad, por lo que es vital que un coordinador de registros no comparta información con personas no autorizadas.
Supervisar subordinados también es común. En departamentos más pequeños, solo puede supervisar a un puñado de empleados. En los más grandes, puede tener un personal bastante grande que ayuda a mantener registros precisos y organizados. Este elemento del trabajo requiere una persona con sólidas habilidades de liderazgo y la capacidad de supervisar un departamento.
Otra parte de ser un coordinador de registros implica obtener los datos necesarios para los informes. Por ejemplo, si está trabajando para una institución gubernamental, puede que necesite encontrar información para producir un informe presupuestario. Esta práctica implica localizar documentos relevantes y extraer los datos necesarios. A veces, la acumulación de datos puede ser tediosa y lenta si hay un gran volumen de documentos involucrados.
Además, el coordinador de registros también debe crear informes después de que se hayan encontrado los datos necesarios. En la mayoría de los casos, esto requiere que ingrese datos en una computadora. Luego, imprimirá cuadros o gráficos que explican las tendencias de los datos. Una vez que haya obtenido los cuadros o gráficos, generalmente compartirá la información con personas relevantes ya sea cara a cara o por correspondencia en línea.