Hva gjør en platekoordinator?
En postkoordinator er en person som organiserer og administrerer enten papirfiler, elektroniske filer eller begge deler. Disse personene er vanligvis ansatt ved offentlige institusjoner, universiteter eller medisinske fasiliteter. For å utføre denne jobben effektivt, må en koordinator være ekstremt organisert og opprettholde konfidensialitet. Noen vanlige stillingsoppgaver knyttet til denne stillingen inkluderer innleveringsskjemaer, tilgang til skjemaer for enkeltpersoner, tilsyn med underordnede, innhenting av nødvendige data for rapporter og oppretting av rapporter.
Rutinemessig innlevering av skjemaer er et av de mest grunnleggende ansvarsområdene til en postkoordinator. Hver gang en skjema må arkiveres, er det opp til ham å klassifisere den og plassere den på passende sted. Denne plikten krever at en journalkoordinator er organisert og har en grundig kunnskap om postene som han fører. I tillegg vil han måtte organisere poster konsekvent for å sikre at alle skjemaer er på riktig sted. I noen tilfeller kan det hende at han av og til trenger å ødelegge visse poster, for eksempel juridiske dokumenter, etter en bestemt periode.
Å få tilgang til poster for enkeltpersoner er også en stor del av denne jobben. Hvis han for eksempel jobber på et universitet, kan det hende at han må finne studentjournaler for å samle informasjon. Hvis han jobber i en statlig institusjon, kan det hende han trenger tilgang til juridiske dokumenter. Dette aspektet av jobben krever fullstendig konfidensialitet, så det er viktig at en postkoordinator ikke deler informasjon med noen uautoriserte personer.
Å føre tilsyn med underordnede er også vanlig. I mindre avdelinger kan han bare føre tilsyn med en håndfull ansatte. Hos større kan han ha en ganske stor stab som hjelper med å føre nøyaktige og organiserte poster. Dette elementet i jobben krever en person med gode lederegenskaper og evnen til å føre tilsyn med en avdeling.
En annen del av å være postkoordinator innebærer å skaffe nødvendige data for rapporter. Hvis han for eksempel jobber for en statlig institusjon, kan det hende at han må finne informasjon for å lage en budsjettrapport. Denne praksisen innebærer å finne relevante dokumenter og trekke ut nødvendige data. Noen ganger kan det å samle data være kjedelig og tidkrevende hvis det er et stort volum av dokumenter involvert.
I tillegg må postkoordinatoren også lage rapporter etter at nødvendige data er funnet. I de fleste tilfeller krever dette at han legger inn data i en datamaskin. Etterpå vil han skrive ut diagrammer eller grafer som forklarer datatrender. Når han har skaffet diagrammer eller grafer, vil han vanligvis dele informasjonen med relevante personer enten ansikt til ansikt eller ved online korrespondanse.