レコードコーディネーターは何をしますか？

レコードコーディネーターは、紙のファイル、電子ファイル、またはその両方を整理および管理する人です。 これらの個人は通常、政府機関、大学、または医療施設で雇用されています。 このジョブを効果的に実行するには、レコードコーディネーターを非常に組織化し、機密性を維持する必要があります。 この役職に関連する一般的な職務には、フォームの提出、個人のフォームへのアクセス、部下の監督、レポートに必要なデータの取得、レポートの作成などがあります。

フォームを定期的に提出することは、記録コーディネーターの最も基本的な責任の1つです。 フォームをアーカイブする必要があるたびに、フォームを分類し、適切な場所に配置するのは彼次第です。 この義務は、記録コーディネーターが組織され、彼が保持している記録の完全な知識を持っていることを必要とします。 さらに、すべてのフォームが正しい場所にあることを確認するために、レコードを一貫して整理する必要があります。 場合によっては、指定された期間の後、法律文書などの特定の記録を時々破棄する必要があります。

個人の記録へのアクセスもこの仕事の大部分です。 たとえば、彼が大学で働いている場合、情報を収集するために学生の記録を見つける必要があるかもしれません。 彼が政府機関で働いている場合、法的文書にアクセスする必要があるかもしれません。 仕事のこの側面は完全な機密性を必要とするため、記録コーディネーターが許可されていない個人と情報を共有しないことが重要です。

部下の監督も一般的です。 小さな部門では、彼はほんの一握りの従業員を監督するだけかもしれません。 大きなものでは、彼は正確で組織化された記録を保持するのに役立つかなり大きなスタッフを持っているかもしれません。 仕事のこの要素は、健全なリーダーシップスキルと部門を監督する能力を持つ人を必要とします。

レコードコーディネーターのもう1つの部分は、レポートに必要なデータを取得することです。 たとえば、彼が政府機関で働いている場合、予算報告書を作成するために情報を見つける必要があるかもしれません。 この方法では、関連するドキュメントを見つけ、必要なデータを抽出します。 大量のドキュメントが関係している場合、データの蓄積は面倒で時間がかかる場合があります。

さらに、レコードコーディネーターは、必要なデータが見つかった後にレポートを作成する必要もあります。 ほとんどの場合、これにはコンピューターにデータを入力する必要があります。 その後、データの傾向を説明するチャートまたはグラフを印刷します。 チャートまたはグラフを取得したら、通常、関連する個人と顔を合わせて、またはオンライン通信で情報を共有します。