Cosa fa un coordinatore dei registri?
Un coordinatore dei record è una persona che organizza e gestisce file cartacei, file elettronici o entrambi. Queste persone sono generalmente impiegate da istituzioni governative, università o strutture mediche. Per svolgere efficacemente questo lavoro, un coordinatore dei registri deve essere estremamente organizzato e mantenere la riservatezza. Alcuni doveri di lavoro comuni associati a questa posizione includono moduli di archiviazione, accesso ai moduli per gli individui, supervisione dei subordinati, ottenimento dei dati necessari per i report e creazione di report.
La compilazione ordinaria dei moduli è una delle responsabilità fondamentali di un coordinatore dei registri. Ogni volta che un modulo deve essere archiviato, sta a lui classificarlo e posizionarlo nel punto appropriato. Questo compito richiede che un coordinatore dei registri sia organizzato e abbia una conoscenza approfondita dei registri che tiene. Inoltre, dovrà organizzare coerentemente i record per garantire che tutti i moduli siano nella posizione corretta. In alcuni casi, potrebbe anche essere necessario distruggere occasionalmente determinati documenti, come documenti legali, dopo un determinato periodo di tempo.
Anche l'accesso ai record per le persone è una parte importante di questo lavoro. Ad esempio, se lavora in un'università, potrebbe essere necessario individuare i registri degli studenti per raccogliere informazioni. Se lavora in un'istituzione governativa, potrebbe essere necessario accedere ai documenti legali. Questo aspetto del lavoro richiede la massima riservatezza, quindi è fondamentale che un coordinatore dei registri non condivida le informazioni con persone non autorizzate.
Anche la supervisione dei subordinati è comune. Nei dipartimenti più piccoli, può supervisionare solo una manciata di dipendenti. In quelli più grandi, può avere uno staff abbastanza grande che aiuta a tenere registri accurati e organizzati. Questo elemento del lavoro richiede una persona con solide capacità di leadership e la capacità di supervisionare un dipartimento.
Un'altra parte dell'essere un coordinatore dei registri comporta l'ottenimento dei dati necessari per i rapporti. Ad esempio, se lavora per un'istituzione governativa, potrebbe essere necessario trovare informazioni per produrre un rapporto sul bilancio. Questa pratica prevede l'individuazione dei documenti pertinenti e l'estrazione dei dati necessari. A volte, l'accumulo di dati può essere noioso e richiede tempo se c'è un grande volume di documenti coinvolti.
Inoltre, il coordinatore dei registri deve anche creare rapporti dopo aver trovato i dati necessari. Nella maggior parte dei casi, ciò richiede che inserisca i dati in un computer. Successivamente, stamperà diagrammi o grafici che spiegano le tendenze dei dati. Una volta ottenuti i diagrammi o i grafici, di solito condividerà le informazioni con soggetti rilevanti sia faccia a faccia che per corrispondenza online.