¿Cómo elijo el mejor software de oferta?
La precisión y la integridad son una parte importante de la determinación de una oferta de construcción. El software de ofertas puede ayudarlo a planificar y organizar diferentes aspectos de su propuesta de oferta, incluida la estimación de trabajos, el seguimiento de los costos y el detalle de los problemas del subcontratista. Cuando busque software de ofertas, asegúrese de elegir un software que sea capaz de preparar documentos, procesar órdenes de compra, facilitar la contabilidad y archivar trabajos anteriores.
La preparación de documentos es una característica que probablemente apreciará en el software de ofertas. Como parte de su trabajo de construcción, seguramente necesitará preparar cronogramas, cartas, contratos, informes y formularios de pedido de cambio durante el curso de un proyecto. Un buen software de ofertas le proporcionará informes personalizados, un calendario con un sistema de programación, una biblioteca de contratos y cartas y formularios de procesamiento de órdenes de cambio. También debería ofrecer otras características, como el análisis de áreas de proyecto y fases de trabajo.
La contabilidad es algo de lo que se preocupan todos los contratistas. El excelente software de ofertas tiene características que le permiten rastrear cada fase del costo de un trabajo, proporcionando capacidades de cálculo, programas de conversión, una tabla de costos centralizada que tiene información sobre ensamblajes y artículos asociados que lo ayudan a comparar las cotizaciones entre subcontratistas y proveedores. Las herramientas de contabilidad adicionales pueden incluir funciones que le permiten exportar su información de contabilidad sobre un trabajo en particular a un sistema de contabilidad de terceros. Sin embargo, estos sistemas de contabilidad tienen que ser compatibles con su software.
Mantener registros inmaculados definitivamente juega un papel importante en la estimación del trabajo. Atribuir costos específicos a ciertas divisiones para que sepa exactamente a dónde se fue el dinero; mantener bases de datos separadas para proyectos, clientes, vendedores y proveedores; e importar y exportar información financiera a un libro de costos solo puede ayudarlo a comprender las complejidades de construir una oferta de trabajo rentable. Un software de oferta adecuado también puede ofrecer métodos más técnicos de protección de datos, como copias de seguridad automáticas internas y funciones de restauración.
Si es la primera vez que utiliza el software de ofertas, probablemente le interesará aprender a navegar por el software y resolver cualquier problema que pueda surgir. Antes de comprar el software, asegúrese de revisar cualquier demostración en línea de las características del software que están disponibles para usted; estos se pueden encontrar en los sitios web de los fabricantes. Mientras esté allí, familiarícese con las opciones de capacitación ofrecidas. La capacitación se puede proporcionar a través del sitio web o del propio software. Un buen software siempre tendrá soporte técnico al que se puede llegar por correo electrónico o llamando a números de teléfono gratuitos, y los tiempos de respuesta deben ser rápidos.