Wat is een Human Resource Management-systeem?
De personeelsafdeling binnen een organisatie moet effectief worden beheerd om succesvol te zijn. Een goed beheerde resource-afdeling helpt ervoor te zorgen dat een bedrijf soepel werkt en verbetert zijn informatietechnologieprocessen. Veel bedrijven integreren hun human resource management-systemen met hun informatietechnologieprocessen, waardoor ze zich optimaal kunnen ontwikkelen. Een human resource management-systeem is meestal software- of online gebaseerd en beheert de wervingsprocessen, salarisadministratie, tijd- en arbeidsdocumentatie, personeelsbeloningenprocedures en meer van een organisatie grondig. Via dit type systeem kunnen bedrijven een groot deel van hun operationele processen automatiseren.
Een van de belangrijkste taken waarvoor een personeelsafdeling verantwoordelijk is, is het werven en opleiden van nieuwe medewerkers. Via een effectief human resource management systeem kan een afdeling strategieën ontwikkelen die zij implementeert om medewerkers efficiënt te vinden en aan te nemen. Dit type systeem helpt bij het opstellen van functiebeschrijvingen en personenspecificaties en helpt bijgevolg ook bij het ontwikkelen van werknemerscontracten. Via de functiebeschrijvingen die het creëert, kan een personeelsafdeling het exacte type training identificeren dat ook aan zijn werknemers moet worden gegeven.
De meeste human resource management-systemen zullen een loonmodule bevatten, waarvan sommige manueel worden bediend, terwijl andere gekoppeld zijn aan gecomputeriseerde 'klokken in' systemen. Door een geautomatiseerde loonmodule te gebruiken, is een bedrijf in staat om een groot aantal van zijn loonprocedures te automatiseren, wat helpt om de werklast van de loonwerkers te verminderen. Bovendien kan het ook de kosten verlagen die verband houden met outsourcing van loonprocedures.
Om alle uren dat de werknemers van een organisatie werken effectief vast te leggen, omvat een human resource management systeem tijd- en arbeidsmodules. Niet alleen wordt de tijd- en arbeidsinformatie van elke werknemer vastgelegd, maar de module stelt personeelsafdelingen ook in staat om gemakkelijk toegang te krijgen tot de informatie, deze te beoordelen en te analyseren. Door de informatie te analyseren, kan een bedrijf gemakkelijk identificeren waar uren kunnen worden verminderd, wat helpt om de operationele kosten te verlagen en de winstniveaus te verhogen.
Het bijhouden van werknemersvoordelen is een andere activiteit die wordt uitgevoerd door een human resource managementsysteem. Terwijl bedrijven de voordelen van hun werknemers volgen, kunnen ze zien welke werknemers toegang tot hen hebben. Wanneer een bedrijf merkt dat een werknemer geen toegang heeft tot zijn of haar voordelen, kunnen andere voordelen worden aangeboden. Door werknemers voordelen te bieden die zij zullen gebruiken, kunnen bedrijven werknemers behouden en hun omzet verlagen.