Was ist ein Personalmanagementsystem?
Die Personalabteilung innerhalb einer Organisation muss effektiv geführt werden, damit sie erfolgreich ist. Eine gut verwaltete Ressourcenabteilung trägt dazu bei, dass ein Unternehmen reibungslos funktioniert und die Informationstechnologieprozesse verbessert werden. Viele Unternehmen integrieren ihre Personalverwaltungssysteme in ihre Informationstechnologieprozesse, wodurch sie ihr volles Potenzial entfalten können. Ein Personalverwaltungssystem ist in der Regel softwarebasiert oder online und verwaltet die Einstellungsprozesse, Gehaltsabrechnungsaufgaben, Zeit- und Arbeitsdokumentationen, Verfahren für Leistungen an Arbeitnehmer und vieles mehr. Durch diese Art von System können Unternehmen einen großen Teil ihrer betrieblichen Prozesse automatisieren.
Eine der Hauptaufgaben einer Personalabteilung ist die Rekrutierung und Schulung neuer Mitarbeiter. Durch ein effektives Personalmanagementsystem kann eine Abteilung Strategien entwickeln, die sie implementiert, um Mitarbeiter effizient zu finden und einzustellen. Diese Art von System hilft bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen und Personenspezifikationen und damit auch bei der Entwicklung von Mitarbeiterverträgen. Anhand der von ihm erstellten Stellenbeschreibungen kann eine Personalabteilung die genaue Art der Schulung ermitteln, die ihre Mitarbeiter erhalten sollen.
Die meisten Personalverwaltungssysteme werden ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsmodul enthalten, von denen einige manuell betrieben werden, während andere mit computergestützten Einbuchungssystemen verbunden sind. Durch die Verwendung eines computergestützten Lohn- und Gehaltsabrechnungsmoduls kann ein Unternehmen eine große Anzahl seiner Lohn- und Gehaltsabrechnungsverfahren automatisieren, wodurch die Arbeitsbelastung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsmitarbeiter verringert wird. Darüber hinaus können die mit der Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verbundenen Kosten gesenkt werden.
Ein Personalverwaltungssystem umfasst Zeit- und Arbeitsmodule, mit denen effektiv alle Arbeitsstunden der Mitarbeiter eines Unternehmens erfasst werden. Das Modul erfasst nicht nur die Zeit- und Arbeitsdaten der einzelnen Mitarbeiter, sondern ermöglicht es den Personalabteilungen auch, auf einfache Weise auf die Informationen zuzugreifen, sie zu bewerten und sie zu analysieren. Durch die Analyse der Informationen kann ein Unternehmen auf einfache Weise feststellen, wo die Arbeitszeit reduziert werden kann, was zur Reduzierung der Betriebskosten und zur Steigerung des Gewinns beiträgt.
Die Nachverfolgung von Leistungen an Arbeitnehmer ist eine weitere Aktivität, die von einem Personalverwaltungssystem ausgeführt wird. Wenn Unternehmen die Leistungen ihrer Mitarbeiter nachverfolgen, können sie sehen, welche Mitarbeiter auf sie zugreifen. Wenn ein Unternehmen feststellt, dass ein Mitarbeiter nicht auf seine Leistungen zugreift, können andere Leistungen angeboten werden. Durch die Bereitstellung von Leistungen für Mitarbeiter können Unternehmen Mitarbeiter binden und ihre Fluktuationsrate senken.