Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące tworzenia raportów płacowych?
Raporty płac są oficjalnymi dokumentami firmy, które zawierają informacje o pieniądzach wypłaconych każdemu pracownikowi. Firmy są prawnie zobowiązane do przygotowania tych raportów, zawierających szczegółowe informacje na temat każdego z nich. Najlepsze wskazówki dotyczące tworzenia raportów listy płac obejmują przegląd aktualnych przepisów dotyczących listy płac, skonfigurowanie systemu do tworzenia duplikatów raportów oraz przeprowadzanie okresowych audytów w celu zapewnienia zgodności. Firmy często mają dwa rodzaje dokumentów płacowych. Jeden idzie do pracownika jako odcinek wypłaty, a drugi pozostaje z wewnętrznymi dokumentami firmy w celu prowadzenia dokumentacji.
Obecne przepisy dotyczące płac określają, jakie informacje firma przedstawia na odcinkach płac i raportach płac. Może to obejmować informacje o podatkach od wynagrodzeń, świadczeniach i dodatkach potrącanych z czeku pracownika. Inne informacje mogą obejmować daty okresu płacowego lub oddzielne kwoty wynagrodzenia, wynagrodzeń i nadgodzin. Ponownie, informacje te często pochodzą z przepisów lub innych przepisów władz krajowych, regionalnych lub lokalnych.
System jest zazwyczaj niezbędny do prowadzenia raportów płac. Firmy często przygotowują te raporty co najmniej raz w miesiącu, więc korzystanie z systemu gwarantuje, że raporty informacyjne pozostają stałe. System ten zapewnia również, że firma nie pominie żadnych informacji z jednego okresu na drugi. Oprogramowanie płacowe jest bardziej rozpowszechnione w firmach, dając im opcje tworzenia i utrzymywania systemu. Korzystanie z oprogramowania płacowego pozwala również na scentralizowany system raportowania, w którym jedna lokalizacja może przetwarzać całe raporty płacowe firmy.
Audyty są zwykle konieczne, aby upewnić się, że firma przestrzega wszystkich zewnętrznych i wewnętrznych zasad listy płac. W większości przypadków firma może korzystać z dwóch rodzajów audytu w swoich raportach płac i systemie: wewnętrznym i zewnętrznym. Audyty wewnętrzne wykorzystują własnych pracowników firmy do przeprowadzenia przeglądu systemu płac. Audyt służy wyłącznie do celów zarządzania. Drugi rodzaj audytu, zewnętrzny, wymaga korzystania z trzeciej firmy i dotyczy głównie interesariuszy spoza firmy.
Postępowanie zgodnie z najlepszymi wskazówkami dotyczącymi raportów płac jest zazwyczaj procesem ciągłym. Przepisy i regulacje ulegną zmianie, wymagając od firmy zmiany systemu raportów i audytów. Na przykład spółki publiczne często muszą co roku poddawać się licznym audytom. System płac wymaga aktywnego raportowania i zarządzania, więc firma może wybrać określone osoby do czuwania nad tym systemem. Pracownicy ci często będą pochodzić z działów płac i księgowości, w zależności od poziomu zatrudnienia i procedur firmy.