Jaké jsou nejlepší tipy pro vytváření přehledů mezd?

Výkazy mezd jsou oficiální dokumenty společnosti, které obsahují informace o penězích zaplacených každému zaměstnanci. Společnosti jsou ze zákona povinny tyto zprávy připravovat se specifickými informacemi o každé z nich. Nejlepší tipy pro vytváření přehledů mezd zahrnují revizi současných zákonů o mzdách, nastavení systému pro vytváření duplicitních výkazů a provádění pravidelných auditů, aby se zajistilo dodržování předpisů. Společnosti často mají dva typy mzdových dokumentů. Jeden jde k zaměstnanci jako výplatní pásek a druhý zůstává s interními dokumenty společnosti pro účely vedení záznamů.

Současné zákony o mzdách určují, jaké informace společnost uvádí ve svých výplatních listinách a zprávách o výplatních listinách. To může zahrnovat informace o daních ze mzdy, výhodách a obstavbách odečtených ze šeku zaměstnance. Další informace mohou zahrnovat data výplatních lhůt nebo samostatné částky na plat, mzdy a přesčasy. Tyto informace opět pocházejí z pravidel nebo jiných předpisů od národních, regionálních nebo místních vlád.

Systém je obvykle nezbytný pro udržování přehledů mezd. Společnosti tyto zprávy často připravují alespoň jednou měsíčně, takže použití systému zajistí, že informační zprávy zůstanou konstantní. Tento systém také zajišťuje, že společnost nevynechává žádné informace z jednoho období do následujícího. Mzdový software je v podnicích rozšířenější, což jim dává možnosti pro vytváření a údržbu systému. Používání mzdového softwaru také umožňuje centralizovaný systém hlášení, ve kterém jedno místo může zpracovávat celé mzdové zprávy společnosti.

Audity jsou obvykle nezbytné k tomu, aby se zajistilo, že společnost dodržuje všechna externí a interní pravidla výplatních listin. Ve většině případů může společnost ve svých výplatních listinách a systému použít dva typy auditu: interní a externí. Interní audity provádějí kontrolu mzdového systému vlastními zaměstnanci společnosti. Tento audit je určen pouze pro účely řízení. Druhý typ auditu, externí, vyžaduje použití třetí společnosti a je určen zejména pro zúčastněné strany mimo podnik.

Dodržování nejlepších tipů pro výkazy mezd obvykle probíhá. Zákony a předpisy se změní a bude vyžadovat, aby společnost změnila svůj systém pro zprávy a audity. Například veřejně vlastněné společnosti budou často muset každoročně absolvovat řadu auditů. Mzdový systém vyžaduje aktivní reporting a správu, takže společnost může vybrat konkrétní lidi, kteří budou tento systém dohlížet. Tito zaměstnanci často pocházejí z oddělení mezd a účetnictví na základě personálních úrovní a postupů společnosti.