Was sind die besten Tipps zum Erstellen von Abrechnungsberichten?
Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind offizielle Dokumente eines Unternehmens, in denen Informationen über das an jeden Mitarbeiter gezahlte Geld aufgeführt sind. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, diese Berichte mit spezifischen Informationen zu erstellen. Zu den besten Tipps für die Erstellung von Gehaltsberichten gehören die Überprüfung der geltenden Gehaltsvorschriften, die Einrichtung eines Systems zur Erstellung von Doppelberichten und die Durchführung regelmäßiger Audits, um die Einhaltung sicherzustellen. Unternehmen haben häufig zwei Arten von Gehaltsabrechnungen. Einer geht als Gehaltsabrechnung an den Mitarbeiter, der andere verbleibt zu Aufzeichnungszwecken bei den internen Dokumenten des Unternehmens.
Gegenwärtige Gesetze zur Gehaltsabrechnung bestimmen, welche Informationen ein Unternehmen in seinen Gehaltsabrechnungsabrechnungen und Gehaltsabrechnungsberichten darstellt. Dies kann Informationen zu Lohnsteuern, Zuwendungen und Pfändungen beinhalten, die vom Scheck des Mitarbeiters abgezogen werden. Weitere Informationen können Abrechnungsperioden oder separate Beträge für Gehalt, Löhne und Überstunden sein. Auch diese Informationen stammen häufig aus Vorschriften oder sonstigen Vorschriften der nationalen, regionalen oder lokalen Gebietskörperschaften.
Ein System ist normalerweise erforderlich, um Abrechnungsberichte zu verwalten. Unternehmen erstellen diese Berichte häufig mindestens einmal im Monat, sodass durch die Verwendung eines Systems sichergestellt wird, dass die Informationsberichte konstant bleiben. Dieses System stellt auch sicher, dass das Unternehmen von einer Periode zur nächsten keine Informationen auslässt. Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist in Unternehmen häufiger anzutreffen und bietet ihnen Optionen für die Erstellung und Pflege eines Systems. Die Verwendung von Lohnbuchhaltungssoftware ermöglicht auch ein zentrales Berichtssystem, in dem ein Standort die gesamten Lohnbuchhaltungsberichte eines Unternehmens verarbeiten kann.
Audits sind normalerweise erforderlich, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen alle externen und internen Abrechnungsregeln einhält. In den meisten Fällen kann ein Unternehmen zwei Prüfungstypen für seine Gehaltsabrechnungen und sein System verwenden: interne und externe. Interne Audits führen mit eigenen Mitarbeitern eine Überprüfung des Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems durch. Diese Prüfung dient ausschließlich Verwaltungszwecken. Die zweite Prüfungsart, extern, erfordert die Verwendung eines dritten Unternehmens und richtet sich hauptsächlich an Stakeholder außerhalb des Geschäfts.
Das Befolgen der besten Tipps für Gehaltsabrechnungen ist in der Regel ein fortlaufender Prozess. Gesetze und Vorschriften werden sich ändern, sodass das Unternehmen sein System für Berichte und Prüfungen ändern muss. Beispielsweise müssen sich börsennotierte Unternehmen häufig jährlich zahlreichen Prüfungen unterziehen. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem erfordert eine aktive Berichterstellung und Verwaltung. Daher kann ein Unternehmen bestimmte Personen auswählen, die dieses System überwachen sollen. Diese Mitarbeiter kommen häufig aus den Bereichen Personalabrechnung und Buchhaltung, basierend auf dem Personalbestand und den Verfahren des Unternehmens.