Was ist ein Business Case?
Ein Business Case ist ein Argument, das verwendet wird, um die Richtigkeit oder Wünschbarkeit eines Plans, Kaufs oder einer Aktion zu beweisen. Es kann verwendet werden, um jede Art von Kauf, Umwandlung oder Erweiterung zu rechtfertigen. Es wird in der Regel verwendet, um Finanzmittel oder Unterstützung für ein Projekt zu erhalten oder um sich bei wichtigen Interessengruppen zu beteiligen.
In den meisten formellen Situationen wird ein Geschäftsfall als Dokument dargestellt. Es kann mithilfe von Diagrammen oder Illustrationen unterstützt werden oder in einem einfach darstellbaren Format, wie z. B. einer Diashow, platziert werden. Gelegentlich kann eine solche Begründung jedoch eine rein mündliche Darstellung sein oder als Video präsentiert werden.
Das Format eines Geschäftsfalls besteht traditionell aus mehreren identifizierbaren Teilen. Es beginnt in der Regel mit einer Problemstellung, in der der Referent ein aktuelles Problem und dessen Auswirkungen auf das Unternehmen skizziert. Darauf folgt eine Positionsangabe, in der erläutert wird, wie der Moderator das Problem beheben möchte. Hier wird der primäre Kauf oder die primäre Aktion eingeführt.
Der Präsentator erklärt dann sowohl die Kosten als auch den Nutzen der Lösung. Er kann auch alternative Lösungen vorstellen, die in Betracht gezogen wurden, und erklären, warum sie weniger wünschenswert sind. Der Referent fasst abschließend seine Position zusammen und erläutert, wie die Welt die Umsetzung seines Vorschlags beurteilen könnte.
Ein Moderator kann zum Beispiel ein Debitorenmanager sein, der eine neue Position einrichten möchte und dafür eine Finanzierung aus dem Personalbudget benötigt. Der Manager könnte zunächst feststellen, dass Inkassos auf überfälligen Konten derzeit 20 Tage in Verzug sind, obwohl das vorhandene Team täglich zwei Überstunden leistet. Er könnte dann angeben, dass das Hinzufügen einer neuen Position das Problem lösen würde. Anschließend kann er alle Vorteile einer Neueinstellung erläutern, beispielsweise die Verbesserung der Arbeitsmoral der vorhandenen Mitarbeiter, die Reduzierung der Überstundenkosten und die Aktualisierung der Abholversuche. Nach einer detaillierten Analyse, in der die Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters (z. B. Gehalt und Sozialleistungen) mit den potenziellen Kosteneinsparungen (z. B. Kosten für nicht eingezogene Rechnungen und Überstundengehälter) verglichen werden, kann er abschließend erläutern, dass das Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters zur Folge hat in einem glücklicheren Personal und einer effizienteren Abteilung.
Die Präsentation eines Business Case ist jedoch nicht ausschließlich auf das Geschäft beschränkt. Jedes Mal, wenn jemand versucht, einer anderen Person ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Idee zu verkaufen, erstellt er einen Business Case. Fernsehwerbung zum Beispiel könnte die Zuschauer fragen, ob sie es satt haben, schwierige, unordentliche Küchenaufgaben von Hand zu erledigen, und ihnen dann ein neues automatisiertes Tool präsentieren, das die Arbeit für sie erledigt. In solchen Werbespots wird möglicherweise ein zufriedener Koch gezeigt, der sich bei einem Glas Wein entspannt, während das Gerät die ganze Arbeit erledigt.
Andere Beispiele sind Teenager, die begründen, warum sie an einer Aktivität teilnehmen dürfen, Verkäufer, die ein neues Sicherheitssystem aufstellen, oder sogar Restaurantmitarbeiter, die für ein Special oder Dessert werben. Geschäftspläne sind wirklich nur lange, hochkomplexe Geschäftsfälle. Einmal verstanden, wird klar, dass Business Cases jeden Tag in jedem Aspekt des Lebens verwendet werden.