Vad är ett affärsfall?

Ett affärsfall är ett argument som används för att bevisa att en plan, köp eller handling är sund eller önskvärd. Det kan användas för att motivera alla typer av köp, konvertering eller expansion. Det används vanligtvis för att få finansiering eller stöd för ett projekt eller för att få inköp från viktiga intressenter.

I de flesta formella situationer presenteras ett affärssak som ett dokument. Det kan stöds med hjälp av diagram eller illustrationer, eller så kan det placeras i ett lätt presenterbart format, till exempel ett bildspel. Ibland kan emellertid en sådan motivering vara en rent muntlig presentation eller presenteras som en video.

Formatet på ett affärsfall består traditionellt av flera identifierbara delar. Det börjar vanligtvis med ett problemmeddelande, där presentatören beskriver ett aktuellt problem och dess effekter på företaget. Detta följs av ett positionsförklaring som förklarar hur presentatören föreslår att lösa problemet. Det är här det primära köpet eller åtgärden introduceras.

Presentatören kommer sedan att förklara både kostnader och fördelar med lösningen. Han kan också presentera alternativa lösningar som har beaktats och förklara varför de är mindre önskvärda. Presentatören avslutar med att sammanfatta sin ståndpunkt och illustrera hur världen kan se ut vid genomförandet av sitt förslag.

Till exempel kan en presentatör vara en kundförvaltare som vill skapa en ny position och behöver finansiering från personalbudgeten för att göra det. Chefen kan börja med att säga att samlingar på förfallna konton för närvarande är bakom i 20 dagar trots att det befintliga teamet arbetar två timmar övertid varje dag. Han kan då säga att att lägga till en ny position skulle lösa problemet. Han kan sedan förklara alla fördelarna med en ny anställning, som att förbättra befintlig anställdes moral, minska övertidskostnaderna och uppdatera insamlingsförsök. Efter att ha tillhandahållit en detaljerad analys som jämför kostnaderna för att anställa en ny anställd, till exempel lön och förmåner, med de potentiella kostnadsbesparingarna, till exempel kostnaden för osamlade räkningar och övertidslöner, kan han avsluta med att förklara att lägga till en ny anställd kommer att resultera i en gladare personal och en effektivare avdelning.

Presentation av ett affärssak är dock inte exklusivt för företag. När som helst någon försöker sälja en annan person en produkt, en tjänst eller en idé, kommer han att bygga ett affärsfall. Tv-reklam kan till exempel fråga tittarna om de är trötta på att försöka utföra svåra, röriga köksuppgifter för hand och sedan presentera dem ett nytt automatiserat verktyg som gör jobbet för dem. Sådana reklamfilmer kan stänga genom att visa en nöjd kock som kopplar av med ett glas vin medan gadgeten gör allt arbete.

Andra exempel inkluderar en tonåring som presenterar ett fall för varför han borde få delta i en aktivitet, en säljare som ställer upp ett nytt säkerhetssystem eller till och med en restaurangserver som främjar en special eller dessert. Affärsplaner är egentligen bara långa, mycket komplexa affärssaker. När det väl förstås blir det tydligt att affärssaker används varje dag i alla aspekter av livet.