Quais são as melhores dicas para criar relatórios de folha de pagamento?
Os relatórios de folha de pagamento são documentos oficiais de uma empresa que listam informações sobre o dinheiro pago a cada funcionário. As empresas são legalmente obrigadas a preparar esses relatórios, com informações específicas sobre cada um. As melhores dicas para criar relatórios de folha de pagamento incluem a revisão das leis atuais da folha de pagamento, a configuração de um sistema para criar relatórios duplicados e a realização de auditorias periódicas para garantir a conformidade. As empresas geralmente têm dois tipos de documentos de folha de pagamento. Um vai para o empregado como comprovante de pagamento e o outro fica com os documentos internos da empresa para fins de manutenção de registros.
As leis atuais da folha de pagamento determinam quais informações a empresa apresenta em seus stubs e relatórios de folha de pagamento. Isso pode incluir informações sobre impostos na folha de pagamento, benefícios e adornos deduzidos do cheque do funcionário. Outras informações podem incluir datas do período da folha de pagamento ou valores separados para salário, salários e horas extras. Novamente, essas informações geralmente vêm de regras ou outros regulamentos de governos nacionais, regionais ou locais.
Um sistema geralmente é necessário para manter relatórios de folha de pagamento. As empresas geralmente preparam esses relatórios pelo menos uma vez por mês, portanto, o uso de um sistema garante que os relatórios de informações permaneçam constantes. Esse sistema também garante que a empresa não deixe nenhuma informação de um período para o outro. O software da folha de pagamento é mais prevalente nas empresas, oferecendo opções para criar e manter um sistema. O uso do software de folha de pagamento também permite um sistema de relatório centralizado no qual um local pode processar os relatórios completos da folha de pagamento de uma empresa.
As auditorias geralmente são necessárias para garantir que uma empresa siga todas as regras externas e internas da folha de pagamento. Na maioria dos casos, uma empresa pode usar dois tipos de auditoria em seus relatórios e sistema de folha de pagamento: interno e externo. As auditorias internas usam os funcionários de uma empresa para realizar uma revisão do sistema de folha de pagamento. Esta auditoria é apenas para fins de gerenciamento. O segundo tipo de auditoria, externo, requer o uso de uma terceira empresa e é principalmente para partes interessadas fora do negócio.
Seguir as melhores dicas para relatórios de folha de pagamento geralmente é um processo contínuo. As leis e os regulamentos mudarão, exigindo que a empresa altere seu sistema para relatórios e auditorias. Por exemplo, as empresas de capital aberto geralmente precisam passar por inúmeras auditorias a cada ano. Um sistema de folha de pagamento exige relatórios e gerenciamento ativos; portanto, uma empresa pode selecionar pessoas específicas para vigiar esse sistema. Esses funcionários geralmente vêm dos departamentos de folha de pagamento e contabilidade, com base nos níveis e procedimentos da equipe da empresa.