Quali sono i migliori consigli per la creazione di report sui salari?
I rapporti sui salari sono documenti ufficiali di una società che elencano le informazioni sul denaro pagato a ciascun dipendente. Le società sono legalmente obbligate a preparare questi rapporti, con informazioni specifiche su ciascuno di essi. I migliori suggerimenti per la creazione di report sui salari comprendono la revisione delle leggi sui salari, la creazione di un sistema per la creazione di report duplicati e la conduzione di audit periodici per garantire la conformità. Le aziende hanno spesso due tipi di documenti sui salari. Uno va al dipendente come stub, e l'altro rimane con i documenti interni dell'azienda per scopi di archiviazione.
Le attuali leggi sui salari determinano le informazioni che un'azienda presenta sui suoi stipendi e sui suoi rapporti. Ciò potrebbe includere informazioni su imposte sui salari, benefici e pignoramenti dedotti dall'assegno del dipendente. Altre informazioni potrebbero includere date del periodo di gestione stipendi o importi separati per stipendio, salari e straordinari. Ancora una volta, queste informazioni provengono spesso da norme o altri regolamenti di governi nazionali, regionali o locali.
In genere è necessario un sistema per gestire i report sui salari. Le aziende preparano spesso questi rapporti almeno una volta al mese, quindi l'utilizzo di un sistema garantisce che i rapporti sulle informazioni rimangano costanti. Questo sistema garantisce inoltre che la società non tralasci alcuna informazione da un periodo all'altro. Il software di gestione stipendi è più diffuso nelle aziende, offrendo loro opzioni per creare e mantenere un sistema. L'uso del software di gestione stipendi consente inoltre un sistema di reporting centralizzato in cui una sede può elaborare i report sui salari dell'intera azienda.
Gli audit in genere sono necessari per garantire che un'azienda segua tutte le regole sui salari interni ed esterni. Nella maggior parte dei casi, un'azienda può utilizzare due tipi di audit nei propri rapporti sui salari e sul sistema: interno ed esterno. Gli audit interni utilizzano i dipendenti di un'azienda per condurre una revisione del sistema di gestione stipendi. Questo audit è solo a scopo di gestione. Il secondo tipo di audit, esterno, richiede l'utilizzo di una terza società ed è principalmente per le parti interessate al di fuori dell'azienda.
Seguire i migliori consigli per le relazioni sui salari è in genere un processo in corso. Le leggi e i regolamenti cambieranno, imponendo alla società di modificare il proprio sistema per report e audit. Ad esempio, le aziende pubbliche dovranno spesso sottoporsi a numerosi audit ogni anno. Un sistema di gestione stipendi richiede report e gestione attivi, quindi una società potrebbe selezionare persone specifiche da controllare su questo sistema. Questi dipendenti provengono spesso dai reparti delle buste paga e della contabilità, in base ai livelli e alle procedure del personale dell'azienda.