Co je klasifikace dokumentů?

Stejně jako webový prohlížeč potřebuje uspořádat data, aby uživatelé mohli výsledky vyhledávání, klasifikace dokumentů umožňuje organizacím usnadnit vyhledávání důležitých informací. Kategorizace dokumentů se provádí jinak než pomocí algoritmů vyhledávače, protože konkrétní klíčová slova mohou mít různý význam. Taková metoda musí být schopna posoudit kontext konkrétních obchodních dokumentů. Při kontrolované klasifikaci dokumentů uživatel označí sadu dokumentů, které může automatizovaný systém použít jako model. V metodě bez dozoru jsou matematicky uspořádány na základě podobných slov a frází.

Uživatel má největší kontrolu nad klasifikací dokumentů, pokud je použita klasifikace založená na pravidlech. Kontext, kategorie a pravidla jsou vytvářeny podle toho, co je zadáno ručně. Během procesu načítání dokumentu je vše roztříděno podle přesných pravidel, která zadal uživatel. Kategorie musí být přiřazeny i během supervidované metody. Krok skutečného vypsání pravidel, který by měl vyhledávací systém dodržovat, je však dokončen automaticky.

Se sdružováním dokumentů, nazývaným také klasifikace bez dozoru, jsou všechna seskupení a kategorie prováděny automaticky. Neexistuje manuální zadávání pravidel, což může být prospěšné i nevýhodné. Tento proces šetří čas, protože není třeba psát žádná pravidla a často se nacházejí podobné dokumenty, které nebyly původně považovány za podobné. Nevýhodou je, že dokumenty se mohou objevit společně, které původně neměly být ve stejné kategorii. Automatizovanější přístup také znamená větší zdanění počítačových systémů.

Abychom našli rovnováhu mezi dvěma různými metodami, navrhli počítačoví specialisté metodu klasifikace dokumentů s polovičním dozorem. Dokumenty, které jsou kategorizovány ručně, jsou kombinovány se sadami dokumentů, které nejsou označeny. Programy, které mohou spojovat informace z obou, používají data k tomu, aby zjistily, jak je každý dokument klasifikován. Získávání informací je podporováno určitou kontrolou procesu klasifikace. Seskupování dokumentů je efektivnější, když je k jejich seskupení lze použít fráze, například při Suffix Tree Clustering, zejména u dokumentů, které jsou uloženy online.

Informační věda zkoumala různé způsoby, jak zefektivnit těžbu dat. Většina podniků je připojena k internetu, takže webová těžba musí být co nejméně časově náročná, aby bylo možné najít příslušné dokumenty. Počítačoví vědci také vytvořili několik různých algoritmů pro organizování dokumentů hierarchickým způsobem. Každý z nich je účinný svým způsobem a klasifikace dokumentů je nadále studována a definována různými softwarovými programy a vlastními podnikovými metodami.