O que é classificação de documentos?

Assim como um navegador da Web precisa organizar dados para que os usuários possam obter resultados em uma pesquisa, a classificação de documentos permite que as organizações simplifiquem a localização de informações importantes. A categorização de documentos é realizada de maneira diferente do uso de algoritmos de mecanismo de pesquisa, porque palavras-chave específicas podem ter significados diferentes. Esse método deve ser capaz de avaliar o contexto de documentos comerciais específicos. Com a classificação supervisionada de documentos, o usuário rotula um conjunto de documentos que o sistema automatizado pode usar como modelo. No método não supervisionado, eles são organizados matematicamente com base em palavras e frases semelhantes.

O usuário tem mais controle sobre a classificação do documento quando a classificação baseada em regras é usada. O contexto, categorias e regras são criados de acordo com o que é inserido manualmente. Durante o processo de recuperação de documentos, tudo é categorizado de acordo com as regras exatas especificadas pelo usuário. As categorias também devem ser atribuídas durante o método supervisionado. A etapa de realmente escrever as regras que o sistema de pesquisa deve seguir, no entanto, é concluída automaticamente.

Com o agrupamento de documentos, também chamado de classificação não supervisionada, os agrupamentos e categorias são todos feitos automaticamente. Não há entrada manual de regras, o que pode ser benéfico e desvantajoso. Esse processo economiza tempo, pois não é necessário escrever regras, e geralmente são encontrados documentos semelhantes que não eram considerados semelhantes inicialmente. A desvantagem é que documentos podem aparecer juntos que não foram originalmente destinados a pertencer à mesma categoria. A abordagem mais automatizada também é mais exigente em sistemas de computador.

Para encontrar um equilíbrio entre os dois métodos diferentes, os especialistas em informática criaram o método de classificação de documentos semi-supervisionados. Os documentos categorizados manualmente são combinados com conjuntos de documentos que não são rotulados. Os programas que podem associar informações de ambos usam os dados para aprender como cada documento é classificado. A recuperação de informações é auxiliada por algum controle sobre o processo de classificação. O agrupamento de documentos se torna mais eficiente quando frases podem ser usadas para agrupá-las, como no Suffix Tree Clustering, especialmente para documentos armazenados on-line.

A ciência da informação explorou várias maneiras de tornar a mineração de dados mais eficiente. Como a maioria das empresas está conectada à Internet, a mineração na Web precisa consumir o mínimo de tempo possível para encontrar documentos relevantes. Os cientistas da computação também criaram vários algoritmos diferentes para organizar documentos de maneira hierárquica. Cada um é eficaz à sua maneira e a classificação dos documentos continua a ser estudada e definida por diferentes programas de software e métodos corporativos personalizados.