Co to jest klasyfikacja dokumentów?

Podobnie jak przeglądarka internetowa musi organizować dane, aby użytkownicy mogli wyszukiwać wyniki, tak klasyfikacja dokumentów pozwala organizacjom w prosty sposób znaleźć ważne informacje. Kategoryzacja dokumentów odbywa się inaczej niż przy użyciu algorytmów wyszukiwarek, ponieważ określone słowa kluczowe mogą mieć różne znaczenia. Taka metoda musi umożliwiać ocenę kontekstu określonych dokumentów biznesowych. Dzięki nadzorowanej klasyfikacji dokumentów użytkownik określa zestaw dokumentów, które zautomatyzowany system może wykorzystać jako model. W metodzie bez nadzoru są one zorganizowane matematycznie w oparciu o podobne słowa i frazy.

Użytkownik ma największą kontrolę nad klasyfikacją dokumentów, gdy stosowana jest klasyfikacja oparta na regułach. Kontekst, kategorie i reguły są tworzone zgodnie z tym, co jest ręcznie wprowadzane. Podczas pobierania dokumentów wszystko jest dzielone na kategorie według dokładnych reguł określonych przez użytkownika. Kategorie należy również przypisywać podczas metody nadzorowanej. Etap faktycznego spisania reguł, których powinien przestrzegać system wyszukiwania, jest jednak wykonywany automatycznie.

Dzięki klastrowaniu dokumentów, zwanemu również klasyfikacją bez nadzoru, grupowanie i kategorie są wykonywane automatycznie. Nie ma ręcznego wprowadzania reguł, które mogą być zarówno korzystne, jak i niekorzystne. Ten proces oszczędza czas, ponieważ nie trzeba pisać żadnych reguł, a często można znaleźć podobne dokumenty, które początkowo nie były uważane za podobne. Minusem jest to, że dokumenty mogą pojawiać się razem, które pierwotnie nie były przeznaczone do tej samej kategorii. Bardziej zautomatyzowane podejście obciąża również systemy komputerowe.

Aby znaleźć równowagę między dwiema różnymi metodami, specjaliści komputerowi opracowali metodę półnadzorowanej klasyfikacji dokumentów. Dokumenty kategoryzowane ręcznie są łączone z zestawami dokumentów, które nie są oznaczone etykietami. Programy, które mogą łączyć informacje z obu, wykorzystują dane, aby dowiedzieć się, w jaki sposób każdy dokument jest klasyfikowany. Wyszukiwanie informacji jest wspomagane przez pewną kontrolę nad procesem klasyfikacji. Klastrowanie dokumentów jest bardziej wydajne, gdy można ich grupować za pomocą fraz, takich jak klaster drzewa sufiksów, szczególnie w przypadku dokumentów przechowywanych online.

Informatyka badała różne sposoby zwiększenia wydajności eksploracji danych. Większość firm ma połączenie z Internetem, dlatego wyszukiwanie danych musi być tak mało czasochłonne, jak to możliwe. Informatycy stworzyli także kilka różnych algorytmów do organizowania dokumentów w sposób hierarchiczny. Każda z nich jest skuteczna na swój sposób, a klasyfikacja dokumentów jest nadal badana i definiowana przez różne programy i niestandardowe metody korporacyjne.