Hvad gør en programstøtteassistent?

En programstøtteassistent yder omfattende administrativ og klerisk support inden for rammerne af et program sponsoreret af en organisation eller institution. Programstøtteassistenten vil typisk levere forskellige rutinemæssige kleriske supporttjenester, såsom styring af korrespondance, arrangering af rejsearrangementer og vedligeholdelse af filer. Derudover kan supportassistenten også påtage sig ansvaret for at styre kommunikation med klienter, rekrutter eller andre parter uden for programmet. Derudover kan han være ansvarlig for at skrive brochurer, nyhedsbreve og rapporter. I mange tilfælde kan programstøtteassistenten også være forpligtet til at have omfattende computerkendskab, da han kan være ansvarlig for at vedligeholde programfiler og regneark og for at udføre betydelige mængder af forskning. Det nøjagtige ansvar varierer typisk efter arbejdsgiver og assistentens viden og færdigheder.

Mange statslige og private organisationer sponsorerer en række programmer, der muligvis kræver tjenester fra dedikerede medarbejdere. Mens programmer, der ikke har betydelig finansiering, kan forpligte medarbejderne til at udføre deres eget administrative og gejstlige arbejde, er der i nogle tilfælde tilstrækkelige penge i budgettet til at ansætte en assistent til programstøtte. Kvalifikationerne for denne stilling varierer afhængigt af ansættelsesorganisationen, men mange ansættelsesledere foretrækker at ansætte en assistent med betydelig erfaring inden for administrativt, sekretærligt eller gejstligt arbejde. Derudover kan det være nødvendigt, at programstøtteassistenten har erfaring med at arbejde med forskellige typer kontorsoftware, og i nogle tilfælde kan det også være nødvendigt at have en god forståelse af forskellige databaser. Afdelingen kan stole på, at programassistentassistenten udfører en betydelig mængde skrivning og forskning, hvilket kan betyde, at en ansættelsesleder vil have, at assistenten skal have en collegeeksamen.

I nogle sammenhænge kan en programstøtteassistent også deltage i uddannelse af såvel programmedarbejdere som klienter. Da assistenten typisk vil have betydelig viden om programmets operationer og mål, kan supportassistenten opfordres til at fremstille træningsmateriale og orientere nyansatte og klienter til programmets politikker og procedurer. I situationer, hvor programmet har behov for yderligere finansiering, personale eller anden form for støtte, kan assistenten blive bedt om at give input til programmets behov og kan også opfordres til at udarbejde dokumentation og forskning, der kan tilføjes til supportanmodningen.

I mange tilfælde kan en programstøtteassistent have et omfattende ansvar inden for rejse- og begivenhedsstyring. Som sådan kan det ofte være nyttigt for assistenten at have noget kendskab til lokale rejsemuligheder og begivenhedsplanlægning. Det kan være nødvendigt, at supportassistenten arrangerer flybilletter til gæsterne såvel som lokal transport og hotelophold. Derudover kan det også være nødvendigt, at hun samarbejder med ledere af lokale mødelokaler for at sikre, at konferencen fungerer problemfrit.