Hvad gør en optagelseskoordinator?

Optagelseskoordinatorer er ofte ansat af skoler og universiteter og i mange områder i sundhedsindustrien, herunder hospitaler, plejehjem og presserende plejefaciliteter. I uddannelsesrelaterede stillinger bestemmer en optagelseskoordinator, hvilke potentielle studerende, der opfylder en skoles krav til at deltage i, og skal overholde skolens politikker og regler, når de beslutter, hvilke ansøgere der skal acceptere og afvise. Når en potentiel studerende er interesseret i en skole, inkluderer optagelseskoordinatorens jobbeskrivelse at give en informationspakke til eleven og hans familie, hjælpe den enkelte med ansøgningsprocessen, sikre, at skolens adgangskvote er opfyldt og gennemføre ture og elevorienteringer. I sundhedsmæssige rammer er indlæggelseskoordinatorerne ansvarlige for at indhente økonomiske, medicinske og personlige oplysninger om patienten og hans økonomisk ansvarlige parter, før han optages på en medicinsk facilitet.

I en uddannelsesmæssig ramme er den første af adgangskoordinatorens opgaver at sikre, at alle potentielle studerende modtager komplette informationspakker om de økonomiske hjælpeprogrammer, akademiske discipliner og fritidsaktiviteter, skolen tilbyder. En optagelsesrepræsentant adresserer også bekymringerne og spørgsmålene fra de studerende og deres familier og forklarer de forskellige gradstier, som studerende kan beslutte at forfølge. Når en studerende har taget beslutningen om at gå på skolen, hjælper koordinatoren ham med at få de nødvendige oplysninger, såsom akademiske optegnelser og udskrifter, der er nødvendige for at gennemføre en ansøgning, og hjælper ham derefter gennem ansøgningsprocessen. Han kan også hjælpe med at planlægge økonomisk støtteinterview for den studerende for at afgøre, om han er berettiget til studielån, stipendium eller stipendium.

I løbet af skoleåret vil optagelseskoordinatoren også give campus-ture til potentielle studerende og deres familier. Koordinatoren repræsenterer skolen som helhed og skal have fremragende taler- og kommunikationsevner for at kunne stille spørgsmål fra studerende korrekt. Han er også vært for studerendes orienteringer og åbne huse og fører optagelsesregistre og filer for både nuværende studerende og enkeltpersoner i håb om at gå på skolen. Derudover spiller optagelsesrepræsentanten en vigtig rolle i at generere henvisninger til potentielle studerende fra både nuværende studerende og andre skoler og er undertiden forpligtet til at overholde retningslinjerne for henvisningskvoter.

Optagelseskoordinatorer inden for sundhedsvæsenet fungerer som den medicinske afdeling til ansigt til ankommende patienter. Mens nogle patienter ankommer til anlægget for at gennemgå rutinemæssige procedurer, test og undersøgelser, kan andre ankomme til klinikken eller hospitalet på grund af en alvorlig eller livstruende tilstand. Det er indlæggelseskoordinatorens ansvar at give patienten opmuntring og beroligelse, samtidig med at han får de nødvendige oplysninger til at behandle hans papirarbejde nøjagtigt, herunder hans navn, kontaktoplysninger, adresse, fødselsdato samt hans ansættelses- og forsikringsoplysninger i jurisdiktioner, hvor forsikring er nødvendig. Hospitaler og medicinske faciliteter er afhængige af denne information for at behandle en patient korrekt, fakturere den rette part og for at give resultater til facilitetens afdeling for medicinske poster.

Når den medicinske optagelseskoordinator samler oplysningerne, indtaster han dem i medicinfacilitetens computersystem og sender dataene til den relevante afdeling. Disse typer koordinatorer giver også en patient og hans familie og kære oplysninger om anlæggets medicinske og privatlivspolitikker samt svar på spørgsmål om betalingskrav, besøgstider og andre spørgsmål, som en patient eller hans familie kan have ved indlæggelse. Koordinatoren skal have computer- og organisationsevner såvel som medfølelse og fremragende kommunikationsevner.